Lietvedība ir katra uzņēmuma vai organizācijas neatņemama daļa, kas pēdējā laikā kļūst aizvien sarežģītāka un apjomīgāka. Tas, savukārt, rada nepieciešamību automatizēt dokumentu pārvaldību, ieviešot organizācijā dokumentu vadības risinājumu.

Efektīvs risinājums dokumentu pārvaldībai organizācijā

Piedāvātā risinājuma pamatā ir Microsoft Sharepoint tehnoloģijas un uz to bāzes radīts produkts- Tildes Biroja Serveris 2008, kas ļauj ātri un vienkārši ieviest organizācijai nepieciešamo sākotnējo funkcionalitāti, tālāk to attīstot un pielāgojot atbilstoši konkrētās organizācijas vajadzībām.
Risinājuma (it īpaši dokumentu pārvaldības un iekšējā portāla) funkcionalitāte ir pielāgojama atbilstoši konkrētā pasūtītāja infrastruktūrai un pielietojuma sfērai. Piedāvātais risinājums ir centralizēta, Internet vai Intranet vidē izmantojama programmatūra, kuru sistēmas reģistrētie lietotāji varēs izmantot ar Internet pārlūkprogrammas palīdzību.

Risinājuma funkcionalitāte

Risinājums bāzes komplektācijā lietotājam nodrošina šādus galvenos funkcionālos blokus:

• Dokumentu pārvaldība un dokumentu aprites automatizācija
• Uzdevumu deleģēšana un izpildes kontrole
• Kontaktu pārvaldība
• Personāla lietvedības kārtošana
• Dokumentu pārvaldības jomā lietotājam ir pieejamas daudzveidīgas iespējas:
• Uzņēmumam piemērota dokumentu glabāšanas struktūra
• Jebkura veida dokumentu veidošana un apstrāde
• Latviešu valodai piemērota dokumentu meklēšana
• Dokumentu izveidošana, izmantojot uzņēmuma veidlapas
• Nosūtāmo un saņemto dokumentu reģistrācija
• Universāls darba plūsmu izveidošanas mehānisms
• Dokumentu sasaiste
• Uzdevumu izveidošana dokumentiem
• Dokumentu versiju kontrole
• Dinamiski ģenerēšanas mehānismi dokumentu numuriem, nosaukumiem
• Citas dokumentu pārvaldības un personāla lietvedības funkcijas

Risinājums nodrošina dokumentu sasaisti savstarpēji, kā arī ar kontaktpersonām vai partneriem. Veidojot dokumentus, ir iespējams manuāli vai automātiski ģenerēt uzdevumus, kuri saistīti ar šiem dokumentiem. Piemēram, pieņemot darbinieku darbā vai atbrīvojot no darba, pēc atbilstoša procesa uzsākšanas sistēma var automātiski izveidot uzdevumus par šo procesu atbildīgajām personām, kā arī uzsākt izveidot darbplūsmas, kas, izmantojot par darbinieku pieejamos un ievadītos datus, veido nepieciešamos dokumentus un uzdevumus, nodrošinot to apstrādi.
Risinājumam piemīt plašas individuālas pielāgošanas, iespēju paplašināšanas un integrācijas iespējas. Atkarībā no organizācijas rīcībā esošās Sharepoint komplektācijas un versijas, ir pieejams liels daudzums dažādu papildus komponenšu sadarbības, projektu pārvaldības, dokumentu apstrādes, informācijas attēlošanas, datu analīzes u.c. funkciju veikšanai.