2026. gadā uzņēmums, kas jorpojām dokumentu saskaņošanu organizē tikai e-pastā uzņemas nevajadzīgu risku. E-pasts nav dokumentu vadības sistēma. Tas nav izsekojams process, nav juridiski strukturēta vide un nav drošs mehānisms kristisku lēmumu pieņemšanai.
Mūsdienīga Dokumentu vadības sistēma (DVS) šodien nav tikai efektivitātes rīks – tā ir uzņēmuma drošības un procesu stabilitātes pamats.
E-pasts nav dokumentu vadības sistēma
Ikdienā uzņēmumos novērojami neefektīva darba scenāriji:
- haotiskas e-pasta ķēdes;
- faili ar nosaukumiem “Ligums_v3_final_final2”;
- nezināma apstiprinātā versija;
- pazuduši pielikumi;
- neskaidrs, kurš un kad dokumentu apstiprināja.
Strīda situācijā e-pasta sarakste bieži vien ir vājš pierādījums, jo nav centralizēta audita pieraksta, nav pilnas darbību vēstures un nav skaidras procesu izsekojamības, kas pamatotu lēmumu.
Bez strukturētas dokumentu vadības sistēmas uzņēmums riskē ar:
- juridiskiem strīdiem;
- sabojātu reputāciju;
- nokavētiem termiņiem;
- nekontrolētu informācijas apriti.
Dokumentu vadības sistēma kā juridisks vairogs
Profesionāla Dokumentu vadības sistēma nodrošina to, ko e-pasts nekad nespēs:
- Pilnu audita pierakstu
Sistēma fiksē katru darbību – kurš, kad un kādas izmaiņas ir veicis dokumentā. - Versiju kontroli
Nav jāmin, kura ir pēdējā versija. Dokumentu vadības sistēma saglabā visas versijas un ir viegli atrast saskaņoto dokumentu. - Sasaisti ar procesiem
Katrs dokuments ir saistīts ar konkrētu reģistru un darbplūsmu. Tas padara procesu caurspīdīgu, izsekojamu un juridiski pamatotu.
Tieši šī strukturētā pieeja padara DVS par uzņēmuma digitālo apdrošināšanas polisi.
eParaksts un e-Adrese drošai komunikācijai ar valsti
Saziņa ar valsts iestādēm un partneriem prasa augstāko drošības līmeni. E-pasts šeit rada viltošanas un pierādāmības riskus.
Turpretī Dokumentu vadības sistēma nodrošina integrāciju ar:
- eParaksts
Dokumentu parakstīšana notiek sistēmas iekšienē. Parakstītais fails ir juridiski saistošs un tā saturs pēc parakstīšanas netiek mainīts. - e-Adrese
Integrācija ar e-Adresi garantē, ka oficiālā sarakste tiek reģistrēta sistēmā ar precīzu laika atzīmi, nodrošinot pierādāmību un drošu arhivēšanu.
Šāda dokumentu vadība nodrošina juridisku pārliecību un samazina riskus līdz minimumam.
Dokumentu vadības sistēma
Microsoft 365 vidē
2026. gads iezīmē būtisku pavērsienu Microsoft infrastruktūras attīstībā. Vecās tehnoloģijas un pielāgotie risinājumi var kļūt nedroši vai neatbilstoši jaunajiem drošības standartiem.
Jaunas paaudzes Dokumentu vadības sistēma, kas balstīta uz modernām API un SPFx arhitektūrām, nodrošina:
- pilnīgu savietojamību ar SharePoint vidi;
- drošu dokumentu glabāšanu;
- atbilstību globālajiem drošības standartiem;
- stabilu darbību nākotnē.
Dokumentu vadība Microsoft 365 ekosistēmā ļauj strādāt tur, kur lietotāji jau atrodas – bez paralēlām sistēmām un liekas sarežģītības. Tomēr ir svarīgi saprast, kāpēc ar SharePoint bāzes funkcionalitāti nepietiek pilnvērtīgai procesu vadībai.
Ko uzņēmums iegūst, ieviešot dokumentu vadības sistēmu?
Izvēloties modernu Dokumentu vadības sistēmu, uzņēmums iegūst:
- Datu integritāti
Dokumenti ir pasargāti un pārvaldīti centralizēti. - Pārskatāmību
Automātiski atgādinājumi par termiņiem novērš juridiski svarīgu datumu nokavēšanu. - Mērogojamību
Modulāra uzbūve ļauj sākt ar pamatprocesiem un pakāpeniski paplašināt funkcionalitāti. - Kontrolētu procesu vidi
Dokumentu aprite kļūst strukturēta, prognozējama un auditējama.
Drošība nav greznība – tā ir nepieciešamība
Digitālajā laikmetā paļauties uz e-pastu svarīgu lēmumu pieņemšanā ir pārāk dārgs risks.
Mūsdienīga Dokumentu vadības sistēma nav tikai IT risinājums – tā ir vadības līmeņa infrastruktūra, kas nodrošina biznesa nepārtrauktību un juridisko stabilitāti. Uzņēmumi, kas savlaicīgi pāriet uz strukturētu dokumentu vadību, iegūst konkurences priekšrocības, lielāku uzticamību un mazākus riskus.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai dokumentu vadības sistēma aizstāj e-pastu?
Nē. E-pasts paliek komunikācijas rīks, bet dokumentu vadības sistēma nodrošina strukturētu dokumentu apriti un juridisku izsekojamību.
Vai dokumentu vadības sistēma ir juridiski saistoša?
Jā, īpaši ja tā ir integrēta ar eParakstu un e-Adresi.
Vai dokumentu vadības sistēma darbojas Microsoft 365 vidē?
Jā. Mūsu DVS ir bāzēta uz SharePoint infrastruktūras un ir integrēta Microsoft ekosistēmā.
Vai Tavs uzņēmums ir gatavs 2026.gadam?
Ja dokumentu saskaņošana joprojām notiek e-pastā, ir pienācis laiks izvērtēt riskus. Pārej uz drošu un strukturētu Dokumentu vadības sistēmu, kas nodrošina juridiko drošību, pārskatāmību un stabilu nākotnes infrastruktūru.
Sazinies ar mums, lai uzzinātu, kā modernā dokumentu vadības sistēma var kļūt par Tava uzņēmuma juridisko vairogu.