Daudzi uzņēmumi joprojām jauc divus fundamentāli atšķirīgus jēdzienus – dokumentu glabāšanu un biznesa procesu vadību. Lai gan Microsoft SharePoint ir jaudīga platforma, savā standarta izpildījumā tā ir digitāla arhīva telpa – sakārtota mapju struktūra, kurā var strādāt ar dokumentiem un tos kopīgot.
Mūsdienīgam biznesam ar to vairs nepietiek. Efektivitāte slēpjas nevis tajā, kur dokuments atrodas, bet gan tajā, cik efektīvi tiek koordinēta tā plūsma.
Glabātuve pret biznesa procesu atbalstu
Galvenā atšķirība starp standarta SharePoint glabātuvi un profesionālu Dokumentu vadības sistēmu (DVS) ir spēja atbalstīt un automatizēt biznesa procesus.
- SharePoint jeb glabātuve – nodrošina vietu failam un iespēju ar to strādāt un dalīties ar kolēģiem. Tomēr dokumenta aprite (saskaņošana, parakstīšana, kontrole) joprojām gulstas uz darbinieku pleciem – tie ir manuāli e-pasti, mutiski atgādinājumi un fragmentēta informācija, kas atrodas dažādās vietās. Ir svarīgi apzināties, ka dokumentu saskaņošana tikai e-pastā vairs nav uzskatāma par drošu vai juridiski izsekojamu procesu.
- Dokumentu vadības sistēma jeb procesu koordinēšana – nodrošina dokumentu apstrādi kontrolētā un automatizētā vidē, kur dokumenta apritē ir integrēti dokumentu apstrādes rīki. Sistēma atbalsta dažādu veidu elektroniskos parakstīšanas rīkus, eAdresi saziņai ar valsts institūcijām, automatizētu biznesa procesu būvēšanu, kā arī mūsdienās īpaši aktuālos mākslīgā intelekta rīkus, kas palīdz paātrināt dokumentu apstrādi, samazināt manuālo darbu un uzlabot lēmumu pieņemšanu.
Mūsu piedāvājums
2026. gadā uzņēmumi arvien biežāk izvēlas neeksperimentēt ar pašbūvētiem risinājumiem. Mēs piedāvājam pārbaudītu biznesa loģiku, kas pārvērš SharePoint vidi par profesionālu dokumentu vadības instrumentu, nevis tikai IT projektu, nodrošinot caurspīdīgu lēmumu pieņemšanu un skaidru izsekojamību.
Mēs nodrošinām pilnu integrāciju ar:
Salīdzinājums: SharePoint vai dokumentu vadības sistēma?
| Funkcija | Standarta Microsoft SharePoint | Dokumentu vadības sistēma |
| Pamatmērķis | Dokumentu glabāšana un koplietošana | Biznesa procesu atbalsts un kontrole |
| Dokumentu aprite | Manuāla (e-pasti, saites, čati) | Automatizētas un pārskatāmas darbplūsmas, visa informācija vienuviet |
| Termiņu uzraudzība | Manuāla | Sistēmas ģenerēti atgādinājumi |
| Integrācijas | Ierobežotas ar Microsoft vidi | Pilns atbalsts eParakstam, eAdresei, CRM un citām biznesa sistēmām |
Biežāk uzdotie jautājumi par SharePoint un dokumentu vadības sistēmu
Vai SharePoint ir dokumentu vadības sistēma?
Standarta Microsoft SharePoint ir dokumentu glabāšanas un koplietošanas platforma. Lai tas kļūtu par pilnvērtīgu dokumentu vadības sistēmu, nepieciešama procesu automatizācija, saskaņošanas loģika un papildu biznesa funkcionalitāte.
Kāda ir galvenā atšķirība starp SharePoint un dokumentu vadības sistēmu?
SharePoint nodrošina dokumentu glabāšanu, savukārt dokumentu vadības sistēma nodrošina automatizētu dokumentu apriti, termiņu kontroli, atbildību sadalījumu un pilnu audita karti.
Vai ar SharePoint pietiek dokumentu apritei uzņēmumā?
Mazā apjomā tas var būt pietiekami, taču strukturētai dokumentu apritei, juridiski drošai saskaņošanai un integrācijām ar eParakstu, eAdresi vai ERP sistēmām nepieciešama pilnvērtīga DVS.
Vai dokumentu vadības sistēma aizstāj Microsoft 365?
Nē. Profesionāla dokumentu vadības sistēma papildina Microsoft 365 vidi, izmantojot SharePoint, Outlook un Teams kā pamatu, bet pievienojot procesu vadības loģiku.
Jums nav jāizvēlas starp Microsoft un DVS
Mūsu risinājums neaizstāj Microsoft 365 – tas to papildina. Mēs izmantojam globālo Microsoft drošību un mākoņa jaudu, pievienojot tai mūsu pieredzi procesu vadībā un paceļot SharePoint funkcionalitāti jaunā līmenī.
Vai vēlies uzzināt, kā sakārtot Tava uzņēmuma dokumentu procesus? Sazinies ar mums, lai uzzinātu vairāk par mūsu risinājumu efektivitātes paaugstināšanai.