Dokumentu vadības sistēma

Gudra dokumentu aprite vienuviet – mazāk papīra, vairāk kārtības

Dokumentu vadības sistēma (DVS) ir digitāls risinājums, kas palīdz uzņēmumiem organizēt, pārvaldīt un droši glabāt dokumentus. Tā automatizē ikdienas procesus, samazina manuālo darbu un veicina efektīvu sadarbību starp darbiniekiem.

Ieguvumi

Laika ietaupījums – automatizētie procesi un efektīvi meklētāji ļauj ātri atrast un apstrādāt dokumentus, samazinot laiku, kas tiek pavadīts manuālajā darbā.

Efektivitātes uzlabošana – vienota dokumentu glabātuve un strukturēta informācija nodrošina produktīvāku darbu, ļaujot darbiniekiem koncentrēties uz svarīgākiem uzdevumiem

Izmaksu samazināšana – uzņēmumi var samazināt izmaksas, kas saistītas ar papīra, drukāšanas un uzglabāšanas izdevumiem, kā arī tās izmaksas, kas saistītas ar cilvēkresursu

Informācijas drošība – dokumenti tiek glabāti drošā vidē, kas pasargā uzņēmuma informāciju no noplūdes un neautorizētas piekļuves

Samazināta cilvēkkļūdas iespējamība – automatizētie procesi nodrošina precīzāku datu ievadi un samazina cilvēkkļūdu iespējamību

Darba iespējas no jebkuras vietas – attālināta piekļuve dokumentiem un iespēja sadarboties ar kolēģiem no jebkuras vietas, nezaudējot piekļuvi nepieciešamajai informācijai

Moderns darba stils – ērti meklēšanas rīki, dokumentu strukturēšana un citas funkcionalitātes nodrošina mūsdienīgu un efektīvu darba vidi

Uzņēmuma modernizācija – dokumentu digitalizācija palīdz uzņēmumam augt un sasniegt jaunas virsotnes, modernizējot darba procesus

Viegla sistēmas pielāgošana – sistēma ir veidota tā, lai to būtu iespējams pielāgot visām uzņēmuma vajadzībām bez programmēšanas iemaņām

Dokumentu vadības sistēmas priekšrocības jau izmanto:

Dokumentu vadības sistēma nodrošina organizācijas dokumentu pārvaldību – korespondence, līgumi, vienošanās, dažāda veida pieteikumi, iesniegumi, pilnvaras, grāmatvedības dokumenti un citi. Tāpat sistēmā ir dokumentu apstrādes process, kas ļauj vieglāk pārraudzīt vīzas un projekta informāciju, tādējādi sniedzot iespēju strādāt un atrast informāciju ātrāk, un vieglāk iegūt pārskatu par padarīto.
Rūta Dimanta, vadītāja

Dokumentu vadības sistēma nodrošina vienotu dokumentu pārvaldību, kas ļauj ātri un ērti reģistrēt dokumentus, veikt to saskaņošanu, parakstīšanu, ērti sadarboties to izstrādē, veidot dažādu dokumentu sasaistes, integrēt eParaksts un eAdrese moduļus, kā arī ar citas uzņēmuma sistēmas.
Dace Lāriņa, valdes biroja vadītāja

Dokumentu vadības sistēma nodrošina vairāku uzņēmumu lietvedības dokumentu pārvaldību, apstrādājot dažāda veida dokumentus – korespondenci, pilnvaras, rīkojumus, līgumus, vadības un citus dokumentu veidus. Sistēmā dokumenti tiek sagatavoti un saskaņoti atbilstoši uzņēmuma biznesa procesa plūsmām, kā arī ir iespēja tos elektroniski parakstīt turpat sistēmā.
Dmitrijs Soldatenko, valdes priekšsēdētājs/izpilddirektors

Funkcionalitāte

Pārskatāma un droša dokumentu pārvaldība vienuviet – mazāk haosa, vieglāka kontrole.

Automātiska dokumentu numerācija – samazina kļūdu iespējas, ietaupa laiku.

Uzdevumu pārvaldība – skaidra atbildība, uzdevumu izpildes kontrole.

Ātra meklēšana un filtrēšana – nepieciešamais dokuments pieejams dažu sekunžu laikā.

Dokumentu veidnes – vienots stils, ātrāka sagatavošana.

Versiju vēsture – pārskatāmība un iespēja atgriezties pie iepriekšējām versijām.

Klasifikatori un datu bāzes – strukturēta informācija, vienkāršāka analīze.

Piekļuves kontrole – drošība un datu aizsardzība.

Papildu moduļi (eParaksts, Dokobit, Docusign) – integrēti digitālie risinājumi ērtākai dokumentu parakstīšanai.

Integrācija ar ERP sistēmām (Axapta, Horizon, 1C, Dynamics 365 Business Central u.c.) – vienota datu plūsma un efektīvāka darba vide.

Integrācija ar eAdresi – centralizēta saziņa ar valsts iestādēm vienuviet.

Integrācija ar LR Uzņēmumu reģistra atvērtiem datiem – automātiska juridisko datu pārbaude un aktualizācija.

Biežāk uzdotie jautājumi

Cik ātri ir iespējams ieviest dokumentu vadības sistēmu?

Dokumentu vadības sistēmas ieviešanas ātrums ir atkarīgs no pielāgojumu nepieciešamības. Bāzes komplektu ir iespējams uzstādīt ļoti ātri, pat nedēļas laikā.

Vai papildus pielāgojumus sistēmai ir katru reizi jāprasa mums?

Lielāko daļu no pamata pielāgojumu varēsiet veikt paši – sistēmas administratori. Mēs parādīsim, kā veikt dažādus pielāgojumus un pēc tam nebūs nepieciešams katru reizi ar mums sazināties, lai izveidotu jaunu dokumentu reģistru, pievienotu jaunu lietotāju utml.

Cik lielam uzņēmumam ir paredzēta dokumentu vadības sistēma?

Dokumentu vadības sistēma ir paredzēta gan ļoti maziem uzņēmumiem ar dažiem lietotājiem (5–10), līdz pat ļoti lieliem uzņēmumiem. Sistēmas galvenais mērķis ir digitalizēt dokumentu apriti, līdz ar to uzņēmuma lielumam šeit nav nozīmes.

Kā darbinieki var piekļūt sistēmai?

Dokumentu vadības sistēmai pieslēgties var ar Microsoft 365 konta autentifikācijas datiem.

Digitalizējiet savu biznesu – piesakiet demonstrāciju jau tagad!

Sazinies ar mums un uzzini vairāk par dokumentu vadības sistēmas sniegtajām iespējām jūsu uzņēmumam!