Mūsdienu uzņēmumos ikdienas darbs jau notiek Microsoft 365 vidē – e-pasti tiek apstrādāti Outlook, sadarbība notiek Teams, bet dokumenti tiek veidoti Word un Excel. Tomēr praksē dokumentu vadība bieži tiek nodalīta atsevišķā sistēmā, kas nav balstīta Microsoft platformā. Tas rada paralēlus procesus, papildu izmaksas un sarežģītāku ikdienas darbu gan darbiniekiem, gan IT komandai.
Mūsu dokumentu vadības sistēma ir būvēta uz Microsoft 365 SharePoint platformas, nevis pievienota tai kā ārējs risinājums. Tas nozīmē, ka dokumentu vadība notiek tajā pašā vidē, kuru uzņēmums jau izmanto ikdienā – bez papildu sistēmām, datu dublēšanās vai liekām licencēm. Uzņēmumiem, kas strādā ar Microsoft 365, tas ir loģiskākais, drošākais un izmaksu ziņā izdevīgākais veids, kā organizēt dokumentu apriti.
Dokumentu vadība tur, kur Tu jau strādā – Outlook un Teams vidē
Pateicoties ciešajai sasaitei ar Microsoft 365, dokumentu vadības sistēma strādā Tavā ikdienas darba ritmā. Kad kolēģis piešķir uzdevumu, tiek uzsākta dokumenta saskaņošana vai aktivizēta automatizēta darbplūsma, paziņojumi uzreiz nonāk Outlook pastkastītē vai Microsoft Teams vidē. Nav nepieciešams pastāvīgi atvērt DVS, lai pārbaudītu statusus – sistēma pati uzrunā Tevi jau pazīstamajos kanālos.
Šāda pieeja būtiski samazina reakcijas laiku, novērš nokavētus lēmumus un ļauj darbiniekiem koncentrēties uz darbu, nevis uz sistēmu pārslēgšanu. Tā kā tiek izmantoti jau ierastie Microsoft rīki, darbiniekiem nav nepieciešama ilga adaptācija vai sarežģītas apmācības – dokumentu vadība kļūst par dabisku ikdienas darba daļu.
Kopdarbs bez failu sūtīšanas un versiju haosa
Dokumentu izstrāde un rediģēšana notiek tieši Microsoft Word un Excel tiešsaistes vidē, vienlaikus saglabājot dokumentus centralizētajā dokumentu vadības sistēmā. Vairāki darbinieki var strādāt ar vienu dokumentu reāllaikā, bez failu lejupielādes vai e-pastu pielikumiem.
Visas izmaiņas tiek automātiski fiksētas, nodrošinot pilnvērtīgu versiju kontroli un caurredzamu izmaiņu vēsturi. Tas novērš risku strādāt ar novecojušu informāciju un garantē, ka vienmēr ir pieejama aktuālā dokumenta versija. SharePoint platforma nodrošina arī piekļuves tiesību pārvaldību un datu drošību atbilstoši Microsoft standartiem, padarot dokumentu vadības sistēmu par uzticamu uzņēmuma informācijas kodolu.
Automatizēti saskaņošanas procesi ar Microsoft Power Automate
Dokumentu vadības sistēma pilnībā izmanto Microsoft 365 platformā iekļauto Power Automate funkcionalitāti, kas pieejama bez papildu licenču izmaksām. Tas ļauj veidot elastīgus un uzņēmuma vajadzībām pielāgotus saskaņošanas procesus – līgumiem, rēķiniem, iekšējiem lēmumiem, iesniegumiem un citiem dokumentu veidiem.
Automatizētās darbplūsmas nodrošina strukturētu lēmumu pieņemšanu, skaidru atbildību sadalījumu un precīzu termiņu kontroli. Sistēma pati virza dokumentus cauri saskaņošanas posmiem, nosaka apstiprināšanas secību, informē iesaistītās puses un atgādina par kavētiem uzdevumiem. Visi lēmumi tiek fiksēti, nodrošinot pilnvērtīgu audita pēdu un caurredzamu procesa pārskatāmību.
Izmantojot Power Automate, dokumentu apstrāde tiek automatizēta atbilstoši uzņēmuma iekšējām politikām un noteiktajiem procesiem. Tas samazina cilvēcisko kļūdu risku, paātrina dokumentu apriti un ļauj darbiniekiem atbrīvoties no manuāliem, laikietilpīgiem uzdevumiem, vienlaikus saglabājot pilnu kontroli pār lēmumu pieņemšanu.
Izdevīgākā izvēle uzņēmumiem, kas jau izmanto Microsoft 365
Uzņēmumiem, kuri jau ir investējuši Microsoft 365 licencēs, mūsu dokumentu vadības sistēma nodrošina maksimālu atdevi no esošās infrastruktūras. Netiek ieviesta paralēla platforma ar atsevišķām licencēm, serveriem vai datu glabāšanas risinājumiem. Tā vietā tiek izmantota jau esošā Microsoft vide – SharePoint, Outlook, Teams, Word, Excel un Power Automate.
Tas nozīmē zemākas ieviešanas un uzturēšanas izmaksas, ātrāku sistēmas ieviešanu un mazāku slodzi IT komandai. Darbinieki strādā pazīstamā vidē, kas nodrošina augstāku lietotāju pieņemšanu un efektīvāku ikdienas darbu. Rezultātā uzņēmums iegūst ilgtspējīgu, drošu un biznesa vajadzībām pielāgotu dokumentu vadības risinājumu.
Viedāka pieeja dokumentiem un lēmumiem
Dokumentu vadības sistēma, kas balstīta Microsoft 365 ekosistēmā, nav tikai tehnoloģisks risinājums. Tā ir mūsdienīga darba pieeja, kas apvieno Outlook operativitāti, Teams sadarbības jaudu, Microsoft 365 lietotņu precizitāti un automatizētus procesus vienotā, strukturētā sistēmā. Automatizējot dokumentu apriti un nodrošinot skaidru lēmumu pieņemšanas kārtību, uzņēmums iegūst caurredzamību, ātrumu un kontroli, kas tieši ietekmē darba kvalitāti un biznesa rezultātus.
Vai esi gatavs pārvērst savu Microsoft 365 vidi par pilnvērtīgu dokumentu vadības sistēmu?
Sazinies ar mums un piesakies dokumentu vadības sistēmas demonstrācijai, lai uzzinātu, kā mūsu risinājums var pielāgoties tieši Tava uzņēmuma procesiem un palīdzēt pilnībā izmantot Microsoft 365 platformas potenciālu.