Dokumentu vadības sistēmu joprojām bieži uztver kā tehnisku risinājumu, ko “ievieš IT”. Un tieši šeit sākas lielākā kļūda.
Patiesībā DVS nosaka to, kā organizācija pieņem lēmumus, strādā ar informāciju un uzņemas atbildību. No šīs izpratnes ir atkarīgs, vai sistēma kļūst par reālu darba instrumentu vai paliek tikai formāli ieviesta.
DVS nav tikai dokumentu glabātuve
Dokumentu vadības sistēmas galvenais uzdevums nav dokumentu uzkrāšana. Tās loma ir atbalstīt pamatotu, izsekojamu un caurspīdīgu lēmumu pieņemšanu.
Ikdienā lēmumi netiek pieņemti tukšā telpā, tie balstās:
- dokumentos,
- saskaņojumos,
- iepriekš pieņemtos lēmumos.
Ja šī informācija nav strukturēta, cieš arī lēmumu kvalitāte.
Ko DVS nodrošina lēmumu pieņemšanā
Lēmuma pamatojumu. Katram lēmumam ir skaidrs pamats: iesniegums, atzinums, saskaņojums. Pēc pusgada ir iespējams precīzi redzēt, uz kā balstījās konkrētais lēmums.
Atbildības izsekojamību. Ir redzams, kurš pieņēma lēmumu, kurš to saskaņoja un kurā brīdī. Auditā nav jāmeklē e-pasti, jo atbildība ir redzama sistēmā.
Procesa caurspīdīgumu. Lēmumu ceļš ir vienots un saprotams visiem iesaistītajiem. Ja lēmums kavējas, ir skaidrs, kurā posmā tas atrodas, nevis minējumi “pie kāda tas stāv”.
Risku kontroli. Sistēma palīdz laikus pamanīt novirzes no noteiktā procesa. Ja dokuments tiek apstiprināts bez obligāta saskaņojuma, tas ir redzams un izsekojams.
Šie nav tehniski jautājumi, tie ir vadības līmeņa jautājumi, un tieši tāpēc DVS ir jāskatās plašāk par IT projektu.
Kas padara DVS par veiksmīgu risinājumu
Skaidri definēti procesi, nevis tikai funkcionalitāte. Veiksmīgs DVS projekts sākas nevis ar sistēmas izvēli, bet ar vienošanos par to, kā dokumenti tiek veidoti, saskaņoti un izmantoti organizācijā. Bez skaidriem procesiem pat tehniski laba sistēma nesniedz gaidīto efektu.
Skaidras lomas un atbildība visā dokumentu dzīves ciklā ir precīzi zināms:
- kurš sagatavo dokumentu,
- kurš to saskaņo,
- kurš pieņem gala lēmumu.
Tas samazina neskaidrības, paātrina lēmumu pieņemšanu un mazina riskus.
Konsekvents vadības atbalsts un piemērs. Ja vadība pati strādā saskaņā ar noteiktajiem principiem, DVS netiek uztverta kā kontroles instruments. Tā kļūst par kopīgu darba rīku, kas palīdz organizācijai strādāt vienoti un prognozējami.
Kas jāieplāno jau pašā sākumā
Veiksmīgas DVS ieviešanas gadījumā organizācijas apzināti pievērš uzmanību:
- izmaiņu vadībai,
- lietotāju paradumu maiņai,
- disciplīnai dokumentu apritē.
Tas prasa laiku un iesaisti, taču rezultātā sistēma tiek iedzīvināta, nevis tikai ieviesta.
Secinājums
Dokumentu vadības sistēma nav par dokumentiem. Tā ir par to, kā organizācija strādā, pieņem lēmumus un uzņemas atbildību. Kad DVS tiek uztverta kā vadības instruments, tehnoloģija sāk strādāt organizācijas labā.
Balstoties uz šo pieeju, Datorzinību centrs SIA ir izstrādājis Dokumentu vadības sistēmas jauno versiju, kas balstīta praktiskā pieredzē un organizāciju reālajās vajadzībās. Tā ir ātrāka, jaudīgāka un pielāgota darbam sarežģītākās vidēs, tostarp ar mākslīgā intelekta risinājumiem dokumentu strukturēšanai un anotēšanai.
Ja šī pieeja rezonē arī ar Jūsu organizācijas pieredzi, tad saruna bieži ir labākais sākumpunkts.
Raksta autors: Līga Matveja-Vlasova