Mākslīgais intelekts vairs nav nākotnes tehnoloģija. Tas jau šobrīd palīdz rakstīt e-pastus, apkopot sanāksmes, analizēt dokumentus, meklēt informāciju un automatizēt ikdienas uzdevumus.
Tāpēc arvien vairāk uzņēmumu uzdod jautājumu:
Kādu MI rīku mums izvēlēties?
Taču pirms rīka izvēles ir vērts uzdot vēl vienu jautājumu:
Vai mūsu informācijas vide ir gatava MI izmantošanai?
MI risinājuma vērtību nosaka ne tikai izvēlētais rīks. Tikpat svarīgi ir tas, cik aktuāla un uzticama ir uzņēmuma informācija, kur tā glabājas, kam ir tiesības tai piekļūt un cik sakārtoti ir ar šo informāciju saistītie procesi.
MI var palīdzēt arī sakārtot informācijas haosu. Taču, jo labāk uzņēmums pārvalda savus dokumentus, piekļuves un informācijas dzīves ciklu, jo vieglāk MI izmantot droši, mērķtiecīgi un ar lielāku biznesa ieguvumu.
MI uzņēmumā nav tikai jautājumu uzdošanai
Daudziem mākslīgais intelekts joprojām asociējas galvenokārt ar teksta ģenerēšanu vai atbilžu saņemšanu uz jautājumiem. Uzņēmumu vidē tā izmantošanas iespējas ir daudz plašākas.
MI var palīdzēt:
- atrast informāciju uzņēmuma dokumentos;
- sagatavot sanāksmju kopsavilkumus;
- analizēt līgumus un citus dokumentus;
- apkopot lielu informācijas apjomu;
- klasificēt dokumentus un iegūt no tiem informāciju;
- automatizēt atsevišķus biznesa procesu posmus;
- palīdzēt darbiniekiem ātrāk strādāt ar uzņēmumā uzkrātajām zināšanām.
Taču līdz ar MI iespējām pieaug arī informācijas pārvaldības nozīme.
Ja uzņēmums plāno izmantot Microsoft Copilot, būtiski saprast arī to, kā MI strādā ar uzņēmuma informāciju un esošajām piekļuves tiesībām. Plašāk par to lasiet rakstā “Microsoft Copilot un datu drošība: īsumā par svarīgāko”.
5 pazīmes, ka uzņēmuma informācijas vide vēl nav pilnībā gatava MI
1. Informācija ir izkaisīta pa daudzām vietām
Uzņēmuma informācija var atrasties:
- darbinieku datoros;
- e-pastos;
- OneDrive;
- koplietojamās mapēs;
- dažādās Teams komandās;
- vairākās SharePoint vietnēs;
- citās biznesa sistēmās.
Tas pats par sevi nenozīmē, ka MI šo informāciju nevar izmantot. Problēma rodas tad, ja uzņēmums pats vairs skaidri nezina, kur atrodas aktuālā un uzticamā informācija.
Ja dažādās vietās atrodas vairākas viena dokumenta versijas, novecojuši faili un atšķirīga informācija par vienu un to pašu jautājumu, kļūst sarežģītāk nodrošināt arī kvalitatīvu MI izmantošanu.
MI var atrast informāciju ātrāk nekā cilvēks, taču uzņēmumam joprojām ir jāspēj noteikt, kura informācija ir aktuāla, uzticama un izmantojama konkrētajā procesā. Tieši tāpēc centralizēta un pārdomāti organizēta informācijas vide kļūst arvien nozīmīgāka.
Plašāk par dokumentu organizēšanu Microsoft 365 vidē lasiet rakstā “Dokumentu pārvaldība ar Microsoft 365: kā sakārtot failus un procesus uzņēmumā”.
2. Nav skaidrs, kura dokumenta versija ir aktuālā
“Līgums gala versija.docx”
“Līgums_final.docx”
“Līgums_pēdējais_2.docx”
Šāda situācija uzņēmumos nav retums.
MI spēj analizēt dokumentu saturu neatkarīgi no tā, kā nosaukts fails. Taču problēma rodas, ja vienlaikus pieejamas vairākas dokumenta versijas un nav skaidrs, kura no tām ir spēkā.
Tad jautājums vairs nav par MI spēju dokumentu izlasīt. Jautājums ir par informācijas uzticamību. Dokumentu versiju pārvaldība palīdz nodrošināt vienu aktuālo informācijas avotu un saglabāt iepriekšējo izmaiņu vēsturi. Tas ir svarīgi gan darbiniekiem, gan automatizētiem procesiem un MI risinājumiem.
3. Dokumentiem trūkst konteksta un metadatu
Metadati ir strukturēta informācija par dokumentu, piemēram:
- klients;
- projekts;
- dokumenta veids;
- atbildīgā persona;
- statuss;
- datums;
- termiņš.
MI var analizēt paša dokumenta saturu arī bez perfekti aizpildītiem metadatiem. Tomēr metadati dokumentam piešķir biznesa kontekstu. Tie palīdz saprast ne tikai to, kas dokumentā rakstīts, bet arī – ar kuru klientu tas saistīts, kādam procesam pieder, kāds ir tā statuss un kurš par to atbild. Strukturēti metadati ļauj precīzāk filtrēt, grupēt un sasaistīt informāciju ar uzņēmuma procesiem.
Tas kļūst īpaši nozīmīgi, ja organizācijā ir tūkstošiem vai pat miljoniem dokumentu.
4. Darbinieki daudz laika pavada, meklējot informāciju
Ja uzņēmumā regulāri dzirdami jautājumi:
“Kur ir jaunākā līguma versija?”
“Kur mēs to saglabājām?”
vai atbildes:
“Pajautā Jānim.”
“Pameklē vecajos e-pastos.”
– tā ir pazīme, ka problēma nav tikai meklēšanā. Informācija ir pārāk cieši saistīta ar konkrētiem cilvēkiem vai individuāliem darba paradumiem.
MI var būt ļoti labs palīgs informācijas atrašanā un apkopošanā. Taču ilgtermiņā uzņēmumam ir svarīgi panākt, lai būtiskā informācija būtu uzņēmuma pārvaldībā, nevis tikai konkrēta darbinieka e-pastā, datorā vai personīgajā mapju struktūrā. Sakārtota informācijas vide palīdz gan cilvēkiem, gan MI ātrāk nonākt pie vajadzīgās informācijas.
Par to, kā informācijas meklēšana un lēna dokumentu aprite ietekmē uzņēmuma produktivitāti, vairāk lasiet rakstā “Cik uzņēmumam izmaksā lēna dokumentu aprite?”.
5. Nav skaidrs, kam ir pieejama uzņēmuma informācija
Šis ir viens no svarīgākajiem jautājumiem pirms plašākas MI ieviešanas.
Microsoft 365 Copilot respektē Microsoft 365 vidē jau noteiktās lietotāja piekļuves tiesības. Tas pats par sevi nepiešķir darbiniekam tiesības piekļūt dokumentiem, kuri viņam nav pieejami.
Taču MI būtiski maina to, cik ātri iespējams atrast un apkopot informāciju, kurai lietotājam jau ir piekļuve. Tas nozīmē, ka vēsturiski pārāk plašas SharePoint, Teams vai citu Microsoft 365 resursu piekļuves var kļūt daudz pamanāmākas.
Tāpēc pirms plašākas Copilot un citu MI risinājumu izmantošanas ir vērts pārskatīt:
- kam ir piekļuve SharePoint vietnēm;
- kā tiek pārvaldītas Teams dalībnieku tiesības;
- vai uzņēmumā nav pārāk plaši koplietotu dokumentu;
- kā tiek aizsargāta sensitīva informācija;
- vai novecojušiem un vairs nevajadzīgiem dokumentiem ir noteikts dzīves cikls;
- vai ir skaidrs, kas atbild par konkrētās informācijas pārvaldību.
Tādējādi MI gatavība nav tikai tehnoloģiju jautājums. Tā ir arī informācijas pārvaldības un drošības pārvaldības tēma.
Kāpēc informācijas pārvaldība MI laikmetā kļūst vēl svarīgāka?
Agrāk uzņēmumi dokumentu vadības sistēmas bieži ieviesa, lai atteiktos no papīra dokumentiem, centralizētu informāciju un digitalizētu dokumentu apriti. Šodien prasības ir kļuvušas plašākas.
Dokumentu vadības sistēma var kļūt par:
- strukturētu uzņēmuma informācijas vidi;
- uzņēmuma zināšanu avotu;
- platformu dokumentu procesu automatizācijai;
- dokumentu dzīves cikla pārvaldības rīku;
- vienu no kvalitatīvas informācijas avotiem MI risinājumiem.
Tas nenozīmē, ka uzņēmumam obligāti nepieciešama DVS, lai izmantotu mākslīgo intelektu. Taču uzņēmumiem, kuros ir liels dokumentu apjoms, sarežģītas saskaņošanas plūsmas un daudzi iesaistītie darbinieki, strukturēta dokumentu pārvaldība palīdz nodrošināt, ka informācija ir atrodama, aktuāla un pārvaldīta.
Ar DZC dokumentu vadības sistēmu Microsoft 365 vidē iespējams centralizēt dokumentu pārvaldību, organizēt dokumentu dzīves ciklu un automatizēt ar dokumentiem saistītos procesus.
MI var palīdzēt sakārtot informācijas haosu
Svarīgi arī neuzskatīt, ka vispirms uzņēmumā visam jābūt perfekti sakārtotam un tikai tad drīkst sākt izmantot MI. Tieši pretēji – MI pats var kļūt par daļu no informācijas sakārtošanas procesa. To iespējams izmantot, piemēram:
- dokumentu klasificēšanai;
- metadatu iegūšanai;
- informācijas apkopošanai;
- dokumentu satura analizēšanai;
- līdzīgu dokumentu identificēšanai;
- lielu dokumentu kopu pārskatīšanai.
Tāpēc informācijas pārvaldība un MI nav divi secīgi projekti. Tie var attīstīties paralēli. Uzņēmums var izmantot MI, lai efektīvāk sakārtotu informāciju, vienlaikus veidojot pārvaldības principus, kas ļauj šo informāciju turpmāk izmantot droši un uzticami.
Vai uzņēmums ir gatavs MI? Praktisks kontrolsaraksts
Pirms plašākas MI ieviešanas ir vērts sev uzdot dažus vienkāršus jautājumus:
Ja uz vairākiem no šiem jautājumiem atbilde ir “nē” vai “neesam pārliecināti”, pirms plašākas MI ieviešanas ir vērts pievērst uzmanību arī informācijas pārvaldībai.
Jo sakārtotāka informācija, jo lielāku vērtību iespējams iegūt no MI
Mākslīgais intelekts var palīdzēt atrast, analizēt, klasificēt un pat sakārtot informāciju. Taču uzņēmumam joprojām jāspēj pārvaldīt, kuri dati ir aktuāli, kam tie ir pieejami un kā tie tiek izmantoti biznesa procesos.
Tāpēc veiksmīga MI ieviešana nav tikai jauna rīka iegāde. Tā ir arī iespēja pārskatīt, kā uzņēmumā tiek pārvaldīta informācija, dokumenti, piekļuves un procesi. Jo labāk sakārtota un pārvaldīta ir uzņēmuma informācijas vide, jo drošāk, mērķtiecīgāk un ar lielāku biznesa vērtību iespējams izmantot mākslīgo intelektu.
Vai Tava uzņēmuma informācija ir gatava MI?
Ja dokumenti atrodas daudzās vietās, ir grūti noteikt aktuālo versiju, nav skaidras piekļuves vai uzņēmumā trūkst vienotas dokumentu pārvaldības pieejas, MI ieviešana ir labs brīdis pārskatīt arī informācijas pārvaldību.
Sakārtota informācija nav priekšnoteikums, lai sāktu izmantot MI. Tā ir pamats, lai izmantotu to arvien drošāk un vērtīgāk.
Uzzini, kā DZC dokumentu vadības sistēma palīdz centralizēt dokumentu pārvaldību, automatizēt procesus un veidot sakārtotu informācijas vidi Microsoft 365 platformā.
Piesakies demonstrācijai un apskatīsim, kā dokumentu un informācijas pārvaldību iespējams pilnveidot Jūsu organizācijā!