Daudzi uzņēmumu vadītāji uzskata, ka dokumentu aprite ir fona process. Tomēr realitātē novecojusi vai sadrumstalota dokumentu vadības sistēma (DVS) ir viens no lielākajiem slēptajiem izmaksu avotiem uzņēmumā.
Ja dokumenti tiek meklēti e-pastos, saskaņoti vairākās failu versijās vai gaida fiziskus parakstus, uzņēmums maksā par dīkstāvi nevis produktīvu darbu.
Šajā rakstā apskatīsim, cik patiesībā maksā lēna dokumentu aprite un kā mūsdienīga dokumentu vadības sistēma samazina izmaksas.
Cik daudz laika uzņēmums zaudē dokumentu meklēšanā?
Efektivitātes aprēķins jāsāk ar skarbu statistiku – 80% darbinieku katru darba dienu veltī vidēji 30 minūtes tikai informācijas meklēšanai (Pricewaterhouse Coopers). Tas šķiet niecīgs laika posms, taču, sareizinot to ar darbinieku skaitu, aina mainās:
- Uzņēmumā ar 20 darbiniekiem tās ir 200 zaudētas stundas mēnesī.
- Gada griezumā tās ir 2400 stundas – vairāk nekā viena pilnas slodzes darbinieka darba apjoms!
Tas nozīmē, ka uzņēmums faktiski finansē dokumentu meklēšanu, nevis biznesa attīstību.
Mūsdienīga dokumentu vadības sistēma ar centralizētu arhīvu un tūlītēju meklēšanu samazina šo laiku līdz sekundēm.
Dokumentu vadības sistēma kā procesa dzinējs
Dokumentu vadības sistēma nav tikai digitāla glabātuve. Tā ir platforma, kas organizē un automatizē dokumentu apriti visā uzņēmumā.
Mūsdienīga DVS nodrošina:
- automatizētas dokumentu veidnes;
- saskaņošanas darbplūsmas;
- versiju kontroli;
- audita pierakstu;
- termiņu uzraudzību.
Rezultāts ir mazāk cilvēcisko kļūdu, īsāks dokumentu sagatavošanas laiks un standartizēti procesi.
Vadītājs jebkurā brīdī var redzēt, kurā posmā dokuments atrodas un kurš darbinieks veicis pēdējās izmaiņas. Tas būtiski samazina juridiskos riskus.
Dokumentu vadības sistēma Microsoft 365 vidē
Daudzi uzņēmumi jau izmanto Microsoft 365 un SharePoint dokumentu glabāšanai. Tomēr bez strukturētas dokumentu vadības sistēmas SharePoint bieži kalpo tikai kā failu bibliotēka.
Integrējot dokumentu vadības sistēmu Microsoft 365 vidē, iespējams:
- izmantot SharePoint kā drošu dokumentu krātuvi;
- organizēt dokumentu saskaņošanu ar Power Automate;
- saņemt paziņojumus Outlook un Teams vidē;
- nodrošināt darbu vienotā ekosistēmā.
Tas novērš paralēlus procesus un samazina nepieciešamību izmantot vairākas atsevišķas platformas.
Dokumentu vadības sistēma ar eParakstu un e-Adresi
Viens no biežākajiem kavējumiem dokumentu apritē ir parakstīšanas process.
Dokumentu vadības sistēma, ka integrēta ar eParaksta risinājumiem, ļauj:
- parakstīt dokumentus tieši sistēmā;
- izvairīties no drukāšanas;
- paātrināt līgumu noslēgšanu.
Savukārt integrācija ar eAdresi nodrošina oficiālās saziņas reģistrēšanu un arhivēšanu vienotā vidē. Visi ienākošie un izejošie dokumenti tiek fiksēti un saglabāti, tā nodrošinot juridisku izsekojamību.
Efektīvs digitālais dokumentu cikls
Apvienojot dokumentu pārvaldības sistēmu ar eParakstu un eAdresi, uzņēmums iegūst pilnu digitāla dokumenta dzīves ciklu:
- dokuments tiek izveidots sistēmā;
- notiek paralēla vai secīga saskaņošana;
- dokuments tiek parakstīts elektroniski;
- tas tiek nosūtīts oficiāli caur eAdresi;
- dokuments tiek arhivēts vienotā sistēmā.
Šāds strukturēts cikls samazina manuālos starpposmus un nodrošina pilnīgu caurspīdīgumu.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kā dokumentu pārvaldības sistēma samazina uzņēmuma izmaksas?
Dokumentu pārvaldības sistēma samazina izmaksas, jo:
- tiek saīsināts dokumentu meklēšanas laiks;
- automatizēta dokumentu sagatavošana;
- novērstas versiju kļūdas;
- paātrināta saskaņošana;
- samazināts drukāšanas un arhivēšanas apjoms.
Praksē tas nozīmē mazāk administratīvā darba un vairāk laika darbībām, kas rada ieņēmumus.
Cik maksā dokumentu pārvaldības sistēma uzņēmumam?
Dokumentu pārvaldības sistēmas cena ir atkarīga no:
- lietotāju skaita;
- pielāgojumu nepieciešamības;
- integrācijām (piemēram, eParaksts, eAdrese, grāmatvedības sistēma).
Dokumentu vadības sistēmas bāzes komplekta izmaksa var būt no 7 EUR mēnesī vienam lietotājam (aprēķins veikts 3 gadu periodam sistēmai ar 50 lietotājiem). Šī investīcija bieži atmaksājas 6–12 mēnešu laikā – pateicoties ietaupītajām darba stundām, ātrākiem saskaņošanas procesiem un mazākai dīkstāvei.
Vai dokumentu pārvaldības sistēmu var integrēt ar eParakstu?
Jā. Mūsdienīga dokumentu pārvaldības sistēma ļauj integrēt eParakstu tieši sistēmā, lai dokumentus varētu parakstīt bez drukāšanas vai papildu platformu izmantošanas. Tas būtiski paātrina līgumu noslēgšanu un samazina administratīvo slogu.
Kā darbojas e-Adrese dokumentu vadības sistēmā?
Integrēta e-Adrese nodrošina oficiālo saziņu ar valsts iestādēm tieši dokumentu pārvaldības sistēmā. Visi ienākošie un izejošie dokumenti tiek automātiski reģistrēti un arhivēti, kas garantē juridiski korektu un izsekojamu komunikāciju.
Cik izmaksā Tava uzņēmuma dokumentu aprite?
Ja Tavā uzņēmumā:
- darbinieki ik dienu meklē dokumentus e-pastos un mapēs;
- līgumu saskaņošana notiek vairākās versijās;
- parakstu gaidīšana aizkavē darījumus;
- oficiālā saziņa ar valsti notiek vairākās platformās,
– iespējams, Tu katru mēnesi zaudē simtiem darba stundu.
Pirms DVS ieviešanas dokumentu aprite bieži ir sadrumstalota – tiek izmantoti e-pasti, koplietojamās mapes, Excel saraksti, notiek manuāla saskaņošana un tiek kavēti paraksti.
Pēc modernas dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanas visa informācija atrodas vienā drošā, labi pārskatāmā un strukturētā vidē ar pilnu izsekojamību, automatizētu saskaņošanu un integrāciju ar eParakstu un eAdresi.
Dokumentu vadības sistēma ir investīcija produktivitātē
Efektīva dokumentu pārvaldības sistēma uzņēmumam nav tikai IT risinājums – tā ir investīcija produktivitātē.
Kad komanda vairs netērē laiku dokumentu meklēšanai, saskaņošanai un administratīvām darbībām, tā var fokusēties uz klientu piesaisti, pakalpojumu kvalitāti un stratēģisku attīstību.
Piesakies konsultācijai un uzzini, cik ātri investīcija dokumentu vadības sistēmā atmaksāsies Tavā uzņēmumā!