Balstoties uz vairāk nekā 10 gadu ilgo pieredzi Latvijas uzņēmumu un valsts iestāžu dokumentu vadības digitālo risinājumu jomā, esam izstrādājuši pirmo Latvijas Uzņēmumu dokumentu pārvaldības indeksu 2025. Tā mērķis ir palīdzēt organizācijām izvērtēt savu dokumentu pārvaldības efektivitāti un saņemt personalizētas rekomendācijas tās uzlabošanā.
Ilgstoši nesakārtota dokumentu plūsma uzņēmumos rada ievērojamus zaudējumus – atbilstoši PricewaterhouseCoopers veiktā pētījuma datiem 7.5% dokumentu tiek pazaudēti, 60% darbinieku katru dienu velta vismaz vienu stundu, dublējot kolēģu darbu, 80% darbinieku katru dienu patērē vismaz 30 min informācijas meklēšanai. Mūsdienīgi dokumentu pārvaldības rīki šo situāciju būtiski uzlabo, ļaujot paātrināt jauno darbinieku pieņemšanu par 33%, saīsinot darījumu slēgšanas procesu ilgumu par 29%, šādi ļaujot uzņēmumiem kopumā ietaupīt līdz pat desmitiem un simtiem tūkstošu eiro ik gadu (Deloitte), padarot dokumentu digitalizāciju par stratēģisku ieguldījumu efektivitātē un izaugsmē.
Lai gan digitālie risinājumi arvien vairāk ienāk uzņēmumu ikdienā, šie skaitļi atgādina, cik svarīgi ir sistemātiski uzlabot dokumentu pārvaldību. Efektīva informācijas plūsma nav tikai tehnoloģiju jautājums — tā ir stratēģiska izvēle, kas ietekmē produktivitāti un izmaksas.
“Pat ja viena dokumenta atrašanai darbinieks patērē ne vairāk kā pāris minūtes, uzņēmums kopumā ik mēnesi zaudē desmitiem darba stundu. Šie neredzamie zaudējumi tieši ietekmē produktivitāti un peļņu. Turklāt, ja nepieciešamā informācija nav viegli pieejama, var aizkavēties arī lēmumu pieņemšana, ietekmējot uzņēmuma spēju ātri reaģēt uz tirgus izmaiņām un konkurentu darbībām. Visbeidzot, neorganizēta dokumentu pārvaldība palielina risku, ka svarīga informācija var tikt pazaudēta vai nonākt nepareizās rokās. Tas var radīt nopietnas sekas, piemēram, datu noplūdi vai juridiskas problēmas,” uzsver Andris Ķikāns, Datorzinību centra valdes priekšsēdētājs.
Dokumentu pārvaldības indeksa anketa ir praktisks rīks, kas aizņem vien piecas minūtes un ļauj uzņēmumiem:
“Šis indekss ir kā spogulis – tas ļauj objektīvi ieraudzīt, cik efektīvi uzņēmums strādā ar dokumentiem un kur slēpjas iespējas uzlabot procesus. Mēs esam apkopojuši atziņas no vairākiem desmitiem ieviešanas projektiem Latvijas tirgū, lai šis rīks būtu praktisks un balstīts reālā pieredzē.” piebilst Līga Matveja-Vlasova, Datorzinību centra Mārketinga un pārdošanas nodaļas vadītāja.
Dokumentu pārvaldība nav tikai biroja kārtības jautājums – tā ir stratēģiska priekšrocība. Uzņēmumi, kas spēj ātrāk atrast informāciju un pieņemt lēmumus, kļūst konkurētspējīgāki, efektīvāki un pievilcīgāki sadarbības partneriem.
Aizpildi testu un uzzini, kur atrodas Tavs uzņēmums dokumentu pārvaldībā!