Dokumentu vadības sistēmas bieži tiek uztvertas kā risinājumi, kuru pielāgošanai vienmēr nepieciešami IT speciālisti. Jebkura izmaiņa nozīmē izstrādes darbus, papildu izmaksas un gaidīšanas laiku. Tomēr šāda pieeja arvien biežāk tiek apšaubīta.
Mūsdienu uzņēmumiem nepieciešama elastība — iespēja pielāgot procesus ātri, bez sarežģītiem projektiem. Tāpēc arvien aktuālāks kļūst jautājums: vai dokumentu vadības sistēma patiešām var tikt pielāgota bez programmēšanas?
Kā tas parasti notiek
Tradicionāli dokumentu vadības sistēmas tiek pielāgotas ar izstrādes palīdzību. Ja nepieciešams jauns dokumentu reģistrs, papildu lauks vai izmaiņas saskaņošanas plūsmā, tas tiek nodots IT speciālistiem vai ārējam piegādātājam.
Tas nozīmē, ka pat nelielas izmaiņas var aizņemt dienas vai nedēļas. Rezultātā uzņēmuma procesi kļūst neelastīgi, un darbinieki pielāgojas sistēmai, nevis sistēma – uzņēmuma vajadzībām. Sistēma kļūst par IT projektu, nevis vadības intrumentu.
Kur rodas problēma
Uzņēmumu dokumentu aprite nepārtraukti mainās. Parādās jauni dokumentu veidi, mainās procedūras un regulējums.
Ja katra izmaiņa jāpasūta IT:
- izmaiņu ieviešana kļūst lēna;
- pieaug izmaksas;
- uzņēmums kļūst atkarīgs no konkrētiem cilvēkiem;
- darbinieki sāk meklēt risinājumus ārpus sistēmas, piemēram, izmantojot Excel.
Šeit parādās kritiska nozīme dokumentu pārvaldībai uzņēmumā, kas spēj pielāgoties, nevis ierobežot.
Ko nozīmē pielāgošana bez programmēšanas
Pielāgošana bez programmēšanas nenozīmē ierobežotu funkcionalitāti. Tā nozīmē, kas sistēma ir veidota konfigurēšanai.
Praksē tas nozīmē, ka lietotāji – lietvedis, biroja vadītājs vai grāmatvedis – var paši:
- izveidot jaunus laukus;
- konfigurēt dokumentu reģistrus;
- mainīt piekļuves tiesības;
- pielāgot procesus;
- pārvaldīt navigācijas koku.
Šādu pieeju nodrošina mūsdienīga dokumentu vadības sistēma, kas paredzēta lietotājiem, nevis tikai izstrādātājiem.
Reāls piemērs no uzņēmuma
Pieņemsim, ka uzņēmumā nepieciešams izveidot jaunu līgumu reģistru:
- izveidot reģistru;
- uzstādīt autonumerāciju;
- pielāgotus laukus;
- konfigurēt piekļuves tiesības;
- pievienot dokumentu veidnes;
- pievienot navigācijai.
Tradicionālā pieeja nozīmē izstrādes projektu. Savukārt, konfigurējamā risinājumā šo var izdarīt pats lietotājs.
Dokumentu saskaņošanas sistēma ļauj izveidot šādu reģistru bez programmēšanas, izmantojot sistēmas konfigurācijas iespējas.
Ko tas maina uzņēmumā
Šāda pieeja būtiski maina darba organizāciju. Izmaiņas vairs nav projekts, bet ikdienas darbība. Procesus iespējams pielāgot uzreiz, kad rodas vajadzība.
Tas nozīmē:
- ātrāku reakciju uz izmaiņām;
- mazāku atkarību no IT;
- efektīvāku procesu vadību.
Rezultātā veidojas strukturēta dokumentu aprite, kas pielāgojas uzņēmuma vajadzībām. Pretējā gadījumā
Vai tas tiešām ir iespējams visos gadījumos
Ne visas izmaiņas iespējams veikt bez IT iesaistes. Sarežģītas integrācijas vai specifiski pielāgojumi joprojām prasa tehnisku darbu.
Taču lielākā daļa ikdienas vajadzību ir saistīta ar dokumentu reģistriem, laukiem, piekļuves tiesībām, navigāciju un tam līdzīgi.
Šīs funkcijas nodrošina dokumentu aprites automatizācija, kas pieejama bez programmēšanas.
Nākamais solis uzņēmumam
Dokumentu vadības sistēmas pielāgošana bez programmēšanas nav teorija. Tā ir praktiska pieeja, kas ļauj uzņēmumiem strādāt ātrāk un efektīvāk.
Uzņēmumi iegūst:
- kontroli pār procesiem;
- iespēju ātri ieviest izmaiņas;
- mazāku atkarību no izstrādātājiem.
Ja uzņēmumam svarīga elastība un ātrums, dokumentu vadības sistēmas ieviešana kļūst par loģisku soli.
Piesakies mūsu dokumentu vadības sistēmas demonstrācijai un uzzini, kā šī pieeja darbojas praksē.