E-rēķinu automatizācija: no rēķina saņemšanas līdz saskaņošanai un grāmatvedībai

Saņemt e-rēķinu ir tikai pirmais solis. Bet kas ar to notiek tālāk? Vai darbiniekiem joprojām manuāli jāievada rēķina dati, jānosūta dokumenti saskaņošanai un jāseko līdzi to apstiprināšanai? Strukturēto e-rēķinu lielākā priekšrocība ir iespēja automatizēt visu apstrādes procesu, nevis tikai dokumentu apmaiņu.

Mūsu klienti jau šobrīd saņem un nosūta e-rēķinus dokumentu vadības sistēmā (DVS), izmantojot e-adreses integrāciju. Savukārt Microsoft Power Automate iespējas ļauj automatizēt saņemto XML rēķinu datu nolasīšanu, reģistrēšanu, saskaņošanas uzsākšanu un informācijas apmaiņu ar grāmatvedības sistēmām. Tādējādi e-rēķinu ieviešana kļūst par iespēju sakārtot un optimizēt visu rēķinu apriti uzņēmumā.

E-rēķini Latvijā: kādas prasības uzņēmumiem jāievēro?

Latvijā strukturētu elektronisko rēķinu ieviešana notiek pakāpeniski. Kopš 2025. gada 1. janvāra e-rēķini ir obligāti darījumos ar valsts un pašvaldību budžeta iestādēm (G2G, B2G un G2B segmentā).

No 2026. gada 1. janvāra šo darījumu e-rēķinu dati piecu darbdienu laikā jānodod Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Savukārt no 2028. gada 1. janvāra e-rēķinu lietošana kļūs obligāta arī Latvijas uzņēmumu savstarpējos darījumos (B2B).

Taču obligātās prasības ir tikai viens no iemesliem, kāpēc uzņēmumiem vērts pārskatīt rēķinu apstrādes procesu.

Atšķirībā no parasta PDF rēķina strukturēts e-rēķins satur mašīnlasāmus datus XML formātā, kas atbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai. Tas ļauj informācijas sistēmām automātiski nolasīt dokumenta saturu un izmantot datus tālākai apstrādei. Uzņēmumiem tas paver iespēju atteikties no virknes manuālu darbību, kas līdz šim bija neatņemama rēķinu aprites sastāvdaļa.

E-rēķinu saņemšana un nosūtīšana tieši dokumentu vadības sistēmā

Mūsu dokumentu vadības sistēmas risinājumā ir pieejama integrācija ar e-adresi, kas ļauj saņemt un nosūtīt strukturētus e-rēķinus. Mūsu klienti šo funkcionalitāti jau izmanto praksē, īpaši rēķinu apmaiņā ar valsts un pašvaldību iestādēm.

Lai atvieglotu regulāru rēķinu nosūtīšanu, esam paredzējuši arī iespēju saglabāt sadarbības partneru e-rēķinu saņemšanas adreses DVS partneru reģistrā. Tas nozīmē, ka, izvēloties sadarbības partneri, sistēma var automātiski izmantot iepriekš saglabāto adresi. Darbiniekam nav katru reizi jāmeklē saņēmējs e-adreses katalogā un atkārtoti jāievada informācija.

Šāda automatizācija ir īpaši noderīga uzņēmumiem, kuri regulāri sadarbojas ar vieniem un tiem pašiem klientiem vai piegādātājiem. Taču dokumentu saņemšana un nosūtīšana ir tikai sākums. Būtiskākie ieguvumi rodas tad, kad automatizēta tiek arī rēķinu turpmākā apstrāde.

Power Automate: automātiska e-rēķinu reģistrēšana un saskaņošana

Strukturēta e-rēķina priekšrocība ir tā, ka dokumentā esošā informācija jau ir sagatavota automatizētai apstrādei. Izmantojot Microsoft Power Automate, iespējams izveidot automatizācijas plūsmas, kas nolasa e-rēķina XML datus un izmanto tos dokumentu vadības sistēmā.

Piemēram, no saņemtā e-rēķina iespējams iegūt piegādātāja informāciju, rēķina numuru, datumu, summu, PVN, apmaksas termiņu un citus dokumentā pieejamos datus.

Balstoties uz šo informāciju, automatizācijas plūsma var:

• Izveidot jaunu rēķina ierakstu dokumentu vadības sistēmā.
• Automātiski aizpildīt rēķinu reģistra laukus.
• Pievienot saņemto XML dokumentu.
• Uzsākt uzņēmumā noteikto rēķina saskaņošanas procesu.
• Novirzīt dokumentu tālākai apstrādei atbilstoši uzņēmuma darba organizācijai.

Rezultātā rēķins no saņemta XML faila automātiski kļūst par reģistrētu dokumentu ar aizpildītiem datiem un uzsāktu saskaņošanas procesu.

Darbiniekiem vairs nav nepieciešams manuāli pārrakstīt informāciju vai veidot dokumenta kartīti no jauna. Savukārt saskaņošanā iesaistītie darbinieki var pārskatīt rēķinu, pieņemt lēmumus un sekot līdzi tā apstrādes gaitai vienotā dokumentu vadības sistēmā.

Integrācija ar grāmatvedību: dati tiek izmantoti atkārtoti, nevis ievadīti no jauna

Viens no biežākajiem neefektivitātes iemesliem uzņēmumos ir situācija, kad dokumenti tiek saskaņoti vienā sistēmā, bet pēc tam to dati atkārtoti jāievada grāmatvedības programmā. Šo procesu iespējams optimizēt, veidojot integrāciju starp DVS un uzņēmuma grāmatvedības vai ERP sistēmu.

Piemēram, no grāmatvedības sistēmas uz DVS iespējams sinhronizēt grāmatvedības dimensijas, izmaksu centrus, projektus vai citas uzņēmumā izmantotās izmaksu uzskaites kategorijas. Tādējādi jau rēķina saskaņošanas laikā atbildīgais darbinieks var norādīt, uz kuru projektu, struktūrvienību vai izmaksu pozīciju konkrētais rēķins attiecināms.

Kad rēķins ir saskaņots, nepieciešamo informāciju iespējams automātiski nodot atpakaļ grāmatvedības sistēmai turpmākai uzskaitei un apstrādei. Tas nodrošina ne tikai efektīvāku datu apmaiņu, bet arī vienotu informācijas izmantošanu dažādos uzņēmuma darba procesos.

Konkrētās integrācijas iespējas un automatizācijas apjoms tiek pielāgots uzņēmuma izmantotajai grāmatvedības sistēmai un darba organizācijai.

Kā darbojas automatizēta e-rēķinu apstrāde?

Apvienojot e-adreses integrāciju, dokumentu vadības sistēmu, Power Automate un grāmatvedības sistēmu, iespējams izveidot vienotu rēķinu aprites procesu.

1. E-rēķina saņemšana

Strukturēts XML rēķins tiek saņemts, izmantojot e-adreses integrāciju.

2. Automātiska datu nolasīšana

Power Automate apstrādā saņemto XML dokumentu un iegūst nepieciešamo rēķina informāciju.

3. Dokumenta reģistrēšana DVS

Tiek automātiski izveidota rēķina kartīte, aizpildīti reģistra lauki un pievienots saņemtais fails.

4. Rēķina saskaņošana

Dokuments tiek novirzīts uzņēmuma noteiktajiem saskaņotājiem. Procesā var būt iesaistīti struktūrvienību vadītāji, projektu vadītāji, grāmatvedība vai citi atbildīgie darbinieki.

5. Izmaksu attiecināšana

Izmantojot no grāmatvedības sistēmas sinhronizētās dimensijas, iespējams norādīt, kādiem projektiem vai izmaksu pozīcijām rēķins attiecināms.

6. Informācijas nodošana grāmatvedībai

Pēc saskaņošanas rēķina dati tiek nodoti grāmatvedības sistēmai turpmākai uzskaitei.

Šādi iespējams izveidot nepārtrauktu dokumentu aprites procesu, kurā informācija tiek automātiski apstrādāta un nodota starp savstarpēji integrētām sistēmām.

Kāpēc e-rēķinu automatizācijai izmantot Microsoft 365?

Uzņēmumiem, kuri jau izmanto Microsoft 365, e-rēķinu apstrādes automatizāciju iespējams veidot, izmantojot esošo tehnoloģisko ekosistēmu.

Mūsu dokumentu pārvaldības risinājums ir izstrādāts uz Microsoft 365 un SharePoint Online bāzes, savukārt Power Automate nodrošina iespēju veidot dažādas dokumentu apstrādes un datu apmaiņas plūsmas. Šāda pieeja ļauj e-rēķinu apstrādi iekļaut kopējā uzņēmuma dokumentu vadības procesā, nevis organizēt to kā pilnībā nodalītu darbību.

Būtiskākie ieguvumi uzņēmumam:

• Mazāk manuāla darba. Strukturētā e-rēķina dati tiek automātiski nolasīti un izmantoti reģistrēšanai.
• Ātrāka saskaņošana. Rēķini tiek novirzīti atbildīgajiem darbiniekiem bez liekas dokumentu pārsūtīšanas.
• Pārskatāma dokumentu aprite. Vienuviet iespējams sekot līdzi rēķinu statusiem un saskaņošanas vēsturei.
• Vienota informācija. Integrācijas palīdz izvairīties no atkārtotas datu ievades dažādās sistēmās.
• Elastīgas automatizācijas iespējas. Rēķinu apstrādes plūsmas iespējams pielāgot uzņēmuma iekšējai kārtībai un vajadzībām.
• Gatavība turpmākajām prasībām. Savlaicīga procesu sakārtošana atvieglo pāreju uz plašāku e-rēķinu izmantošanu.

Vai Jūsu uzņēmums ir gatavs automatizēt e-rēķinu apstrādi?

Obligātā e-rēķinu izmantošana B2B darījumos no 2028. gada ir labs iemesls savlaicīgi izvērtēt esošo rēķinu aprites procesu. Tomēr lielākais ieguvums nav tikai atbilstība normatīvajām prasībām. Uzņēmumiem ir iespēja izmantot strukturētos e-rēķinus, lai samazinātu manuālu datu ievadi, paātrinātu dokumentu saskaņošanu un nodrošinātu efektīvu informācijas apmaiņu ar grāmatvedību.

Mēs jau šobrīd nodrošinām klientiem e-rēķinu saņemšanas un nosūtīšanas iespējas dokumentu vadības sistēmā, kā arī palīdzam veidot individuāli pielāgotas automatizācijas un integrācijas, izmantojot Microsoft 365 tehnoloģijas.

Vēlies noskaidrot, kā e-rēķinu apstrādi iespējams automatizēt Tavā uzņēmumā?
Sazinies ar mums! Palīdzēsim izvērtēt esošo procesu un atrast piemērotāko risinājumu e-rēķinu saņemšanai, reģistrēšanai, saskaņošanai un integrācijai ar grāmatvedības sistēmu.

Biežāk uzdotie jautājumi par e-rēķiniem dokumentu vadības sistēmā