Darbinieku maiņa ir normāla uzņēmuma ikdienas sastāvdaļa. Tiek nodoti darba pienākumi, slēgtas piekļuves sistēmām, pāradresēts e-pasts un meklēts cilvēks, kurš pārņems iesāktos darbus.
Taču ir kāds jautājums, kas bieži paliek otrajā plānā: kas notiek ar dokumentiem, lēmumu vēsturi un informāciju, ko darbinieks uzkrājis vairāku gadu laikā?
Līgumi, klientu sarakste, projektu dokumentācija, saskaņojumi un svarīgi lēmumi nereti atrodas dažādās vietās: OneDrive, Outlook, Teams, koplietojamās mapēs vai pat personīgās piezīmēs.
Kamēr darbinieks ir uzņēmumā, viņš zina, kur ko atrast. Problēma kļūst redzama tad, kad šo zināšanu vairs nav.
Dokumenti nepazūd. Pazūd zināšanas par to, kur tos atrast
Iedomāsimies vienkāršu situāciju – par klientu līgumiem vairākus gadus atbildējis viens projektu vadītājs. Viņš aiziet no uzņēmuma, bet pēc mēneša klients vēlas veikt izmaiņas līgumā.
Kolēģiem nepieciešams noskaidrot:
- kur atrodas pēdējā parakstītā līguma versija;
- vai līgumam ir grozījumi un papildu vienošanās;
- kas un kad apstiprinājis konkrētos nosacījumus;
- kāda bijusi saskaņošanas vēsture;
- vai tuvojas kāds līgumā noteikts termiņš.
Iespējams, visa šī informācija uzņēmumā joprojām ir. Jautājums ir, cik ātri to iespējams atrast un saprast cilvēkam, kurš iepriekš ar šo līgumu nav strādājis.
Ja atbildes meklējamas viena darbinieka e-pastos, mapēs un sarakstēs, uzņēmuma dokumentu pārvaldība faktiski ir atkarīga no konkrētu cilvēku atmiņas un darba paradumiem.
Ja nav vienotas dokumentu pārvaldības sistēmas, jaunajam darbiniekam vai kolēģiem var nākties pavadīt vairākas dienas vai pat nedēļas, meklējot nepieciešamo informāciju, lai varētu pilnvērtīgi pildīt savus darba pienākumus. Šāda dokumentu pārvaldība uzņēmumiem var izmaksāt daudz vairāk, nekā reizēm spējam iztēloties.
Labs tests: kas notiktu, ja atbildīgais darbinieks rīt nebūtu darbā?
Lai novērtētu savu dokumentu pārvaldību, uzņēmumam nav nepieciešams sarežģīts audits.
Var sākt ar dažiem vienkāršiem jautājumiem:
- Vai cits darbinieks dažu minūšu laikā var atrast aktuālo līguma versiju?
- Vai ir redzams, kas dokumentu saskaņojis un apstiprinājis?
- Vai vienuviet ir pieejami ar līgumu saistītie grozījumi un pielikumi?
- Vai sistēma pati atgādina par svarīgiem termiņiem?
- Vai ir skaidrs, kurš šobrīd ir atbildīgs par nākamo darbību?
- Vai šo informāciju iespējams atrast arī tad, ja sākotnējais dokumenta autors uzņēmumā vairs nestrādā?
Ja uz vairākiem jautājumiem atbilde ir “jājautā kolēģim” vai “jāpameklē e-pastos”, problēma nav darbinieku maiņa. Problēma ir veids, kā uzņēmumā tiek pārvaldīti dokumenti un ar tiem saistītie procesi.
OneDrive, Outlook un Teams nav problēma
Microsoft 365 uzņēmumiem piedāvā ļoti plašas iespējas informācijas glabāšanai un sadarbībai. Problēma sākas tad, ja biznesam svarīga informācija ir organizēta ap cilvēku, nevis procesu. Līguma gala versija atrodas vienā vietā, komentāri citā, klienta saskaņojums e-pastā, bet lēmums par izmaiņām pieņemts Teams sarunā.
Katram no šiem rīkiem ir sava funkcija, taču uzņēmumam joprojām nepieciešama skaidra atbilde uz jautājumu: kur atrodas konkrētā dokumenta pilnā vēsture un konteksts? Tieši tāpēc ar failu glabāšanu vien ne vienmēr pietiek.
E-pasts nedrīkst kļūt par uzņēmuma dokumentu arhīvu
Īpaši bieži uzņēmuma zināšanas uzkrājas e-pastā. Līgumu versijas tiek sūtītas kā pielikumi, klientu komentāri paliek sarakstē, bet apstiprinājumi tiek doti e-pastu ķēdēs.
Rezultātā pēc kāda laika rodas jautājumi:
- kura ir aktuālā dokumenta versija;
- vai visi labojumi ir iekļauti;
- kas devis gala apstiprinājumu;
- kādas vienošanās panāktas ar klientu;
- kas vēl jāizdara.
E-pasts ir lielisks komunikācijas rīks, taču tas nav veidots kā strukturēta dokumentu vadības sistēma.
Vēl lielāks risks ir termiņi
Dokumentu atrašana ir tikai viena problēmas daļa. Līgumiem, pilnvarām, sertifikātiem, iepirkumu dokumentiem un citai uzņēmuma informācijai bieži ir konkrēti termiņi.
Ja par tiem zina tikai atbildīgais darbinieks vai tie ierakstīti viņa kalendārā, personāla maiņas laikā uzņēmums var nepamanīt:
- līguma pagarināšanas termiņu;
- pilnvaras beigu datumu;
- nepieciešamību pārskatīt dokumentu;
- klientam apsolītu darbību;
- citu būtisku saistību.
Šajā gadījumā nesakārtota dokumentu vadība vairs nenozīmē tikai patērētu laiku. Tā var radīt finansiālus, juridiskus un reputācijas riskus.
Dokumentam ir jāpaliek uzņēmumā kopā ar tā kontekstu
Sakārtotā dokumentu vadībā nepietiek tikai ar to, ka fails ir saglabāts. Uzņēmumam nepieciešams saglabāt arī dokumenta kontekstu.
Piemēram, līgumam dokumentu vadības sistēmā var būt:
- reģistrācijas informācija un metadati;
- aktuālā dokumenta versija;
- iepriekšējās versijas;
- saskaņošanas un apstiprināšanas vēsture;
- atbildīgās personas;
- saistītie dokumenti un pielikumi;
- termiņi un atgādinājumi.
Tādēļ, mainoties darbiniekam, nav no jauna jāatjauno visa procesa vēsture. Mainās cilvēks, bet uzņēmuma informācija un process paliek.
Kā palīdz dokumentu vadības sistēma?
Mūsdienīgas dokumentu vadības sistēmas uzdevums nav tikai izveidot vēl vienu vietu, kur glabāt failus. Tās uzdevums ir sasaistīt dokumentus, informāciju un biznesa procesus.
Piemēram, līguma apritē sistēma var palīdzēt nodrošināt, ka:
- līgums tiek reģistrēts vienotā vidē;
- tam tiek piešķirta nepieciešamā informācija un atbildīgās personas;
- saskaņošana notiek pēc definētas darbplūsmas;
- saglabājas versiju un saskaņošanas vēsture;
- dokumentu iespējams virzīt elektroniskai parakstīšanai;
- pēc parakstīšanas tas paliek sasaistīts ar visu iepriekšējo procesa informāciju;
- atbildīgās personas saņem paziņojumus par nepieciešamajām darbībām un termiņiem.
Tādējādi zināšanas par procesu vairs nav tikai viena darbinieka galvā.
Dokumentu vadība Microsoft 365 vidē
Ja uzņēmums jau izmanto Microsoft 365, dokumentu vadības sistēmu iespējams veidot tajā pašā ekosistēmā, izmantojot SharePoint un citus Microsoft 365 rīkus.
Darbinieki var turpināt izmantot ierastos darba rīkus, piemēram, Outlook un Teams, savukārt biznesam svarīgie dokumenti tiek strukturēti un pārvaldīti centralizēti.
Ar Power Automate iespējams automatizēt dokumentu saskaņošanu, uzdevumus, paziņojumus un citus procesus, bet integrācijas ļauj dokumentu apriti sasaistīt arī ar citām uzņēmuma izmantotajām sistēmām.
Rezultātā tehnoloģija palīdz panākt svarīgāko: uzņēmuma informācija pieder uzņēmumam un ir pieejama neatkarīgi no tā, kurš konkrētajā brīdī veic darbu.
Vai esošā dokumentu vadība izturētu darbinieka maiņu?
To var pārbaudīt pavisam vienkārši. Izvēlies vienu uzņēmumam būtisku dokumentu, piemēram, klienta līgumu, un mēģini bez tā atbildīgā darbinieka palīdzības atrast:
- aktuālo dokumenta versiju;
- visas izmaiņas un pielikumus;
- saskaņošanas vēsturi;
- atbildīgās personas;
- nākamo būtisko termiņu.
Ja to iespējams izdarīt dažu minūšu laikā, dokumentu pārvaldība, visticamāk, ir uz pareizā ceļa. Ja nepieciešams meklēt e-pastos, Teams sarunās, dažādās mapēs un jautāt vairākiem kolēģiem, ir vērts izvērtēt, vai dokumentu apriti iespējams organizēt efektīvāk.
Darbinieki mainās. Uzņēmuma zināšanām jāpaliek.
Darbinieka aiziešanai nevajadzētu nozīmēt, ka uzņēmums zaudē dokumentu kontekstu, procesu vēsturi vai kontroli pār termiņiem.
Sakārtota dokumentu pārvaldība nodrošina darba nepārtrauktību arī tad, kad mainās cilvēki, struktūrvienības vai atbildības.
Tieši tāpēc dokumentu vadības sistēma nav tikai dokumentu glabātuve. Tā palīdz uzņēmumam saglabāt informāciju, procesu vēsturi un kontroli.
Ja neesi pārliecināts, vai Tava uzņēmuma svarīgākie dokumenti un procesu vēsture ir pieejami neatkarīgi no konkrētiem darbiniekiem, Datorzinību centrs var palīdzēt izvērtēt esošo dokumentu apriti un parādīt, kā to iespējams sakārtot Microsoft 365 vidē. Piesakies uz konsultāciju par dokumentu vadības sistēmu.