Cik daudz laika Jūsu uzņēmums zaudē atkārtotiem ikdienas procesiem?
Lielākajā daļā uzņēmumu ikdiena sastāv ne tikai no stratēģiskiem lēmumiem un klientu apkalpošanas, bet arī no desmitiem atkārtotu administratīvu uzdevumu. Dokumentu saskaņošana, rēķinu apstrāde, atvaļinājumu pieteikumu apstiprināšana, atgādinājumu sūtīšana, datu ievade un pārsūtīšana starp dažādām sistēmām aizņem ievērojamu daļu darbinieku laika.
Katrs no šiem uzdevumiem atsevišķi šķiet neliels – dažas minūtes dienā. Taču kopā tie var veidot desmitiem vai pat simtiem darba stundu mēnesī. Papildus laika patēriņam manuāli procesi palielina kļūdu risku, apgrūtina procesu pārskatāmību un bieži rada situācijas, kad svarīgi uzdevumi aizkavējas vai pazūd e-pastu plūsmā.
Microsoft 365 kopā ar Power Automate ļauj lielu daļu šo procesu automatizēt, izmantojot vizuālas darbplūsmas un gatavas integrācijas ar SharePoint, Teams, Outlook, Excel un citām uzņēmuma sistēmām. Automatizācija palīdz samazināt manuālu darbu, paātrināt procesu izpildi, nodrošināt lielāku caurspīdību un ļauj darbiniekiem koncentrēties uz uzdevumiem, kas rada lielāku pievienoto vērtību uzņēmumam.
Šajā rakstā apkopoti 30 praktiski procesu automatizācijas piemēri, kas palīdz uzņēmumiem efektīvāk organizēt dokumentu apriti, personāla, finanšu, vadības un klientu apkalpošanas procesus, izmantojot Microsoft 365 un Power Automate.
Dokumentu pārvaldība
- Līgumu saskaņošana – dokuments automātiski nonāk pie atbildīgajiem apstiprinātājiem noteiktā secībā, un statusu var izsekot jebkurā brīdī.
- Automātiska datu iegūšana no rēķiniem – izmantojot AI Builder vai OCR, sistēma automātiski nolasa rēķina datus, aizpilda nepieciešamos laukus un nosūta dokumentu saskaņošanai.
- Pilnvaru aprite – pilnvaras izveide, saskaņošana un derīguma termiņa kontrole notiek automātiski, bez papīra dokumentiem.
- Iepirkumu pieprasījumu saskaņošana – pieprasījums tiek novirzīts saskaņošanai un pēc apstiprinājuma automātiski paziņots iepirkumu atbildīgajam.
- Automātiska failu saglabāšana – pielikumi no Outlook e-pastiem, Microsoft Forms vai Teams automātiski tiek saglabāti SharePoint bibliotēkās un sakārtoti atbilstošajās mapēs.
- Automātiska metadatu piešķiršana – automātiski tiek nolasīti un pievienoti dokumenta metadati, piemēram, nodaļu, dokumenta tips, autors vai projekta numurs, atvieglojot meklēšanu un pārvaldību.
- Automātiska arhivēšana – noteiktu laiku neaktīvi dokumenti tiek pārvietoti uz arhīvu bez manuālas iejaukšanās. Tāpat ir iespējams uzstādīt termiņu, kad dokumentu pārvietot uz arhīvu.
- Automātiski paziņojumi par dokumentu izmaiņām – kad dokuments tiek izveidots, labots vai apstiprināts, Power Automate automātiski nosūta paziņojumu atbildīgajiem darbiniekiem Teams vai e-pastā.
Personāla procesi
- Jauna darbinieka onboarding – konta izveide, licenču piešķiršana un piekļuves nodrošināšana notiek automātiski, tiklīdz HR sistēmā parādās jauns ieraksts. Precīzāku onboarding automatizācijas scenāriju skaidrojam rakstā Power Automate: procesu automatizācija bez programmēšanas zināšanām.
- Darba līgumu sagatavošana – līgums tiek ģenerēts no veidnes ar aizpildītiem datiem un nosūtīts parakstīšanai.
- Atvaļinājumu pieprasījumi – pieprasījums automātiski nonāk pie vadītāja apstiprināšanai, un kalendārs tiek atjaunināts pēc lēmuma.
- Komandējumu pieteikumi – pieteikums, tā saskaņošana un izdevumu atskaite tiek apstrādāti vienā plūsmā.
- Darbinieku novērtēšana – atgādinājumi par novērtēšanas termiņiem un veidlapu izsūtīšana notiek automātiski pēc grafika.
- Sertifikātu termiņu kontrole – sistēma seko līdzi derīguma termiņiem un savlaicīgi brīdina par nepieciešamību tos atjaunot.
- Automātiska uzdevumu izveide onboarding procesā – pievienojot jaunu darbinieku, automātiski tiek izveidoti uzdevumi IT, personāla un administrācijas komandām, piešķirti atbildīgie un nosūtīti paziņojumi.
Finanšu procesi
- Rēķinu aprite – no saņemšanas līdz apmaksai rēķins iziet cauri visiem soļiem bez manuālas pārsūtīšanas starp darbiniekiem. Rēķinu apstrādes automatizācijas piemēru atradīsi rakstā Power Automate: procesu automatizācija bez programmēšanas zināšanām.
- Maksājumu apstiprināšana – maksājums tiek automātiski novirzīts apstiprināšanai atbilstoši noteiktajiem limitiem.
- Budžeta saskaņošana – budžeta priekšlikums nonāk pie visiem iesaistītajiem vienlaikus, un statusu var izsekot reāllaikā.
- Izdevumu pieteikumi – darbinieks iesniedz čeku vai kvīti, un pieteikums automātiski nonāk apstiprināšanai un grāmatvedībai.
- Avansa norēķini – norēķina veidlapa, apstiprinājums un izmaksas process tiek savienoti vienā automātiskā plūsmā.
Vadības procesi
- Valdes sēžu dokumentu aprite – sēdes materiāli tiek automātiski apkopoti un izsūtīti dalībniekiem noteiktā termiņā pirms sēdes.
- Lēmumu saskaņošana – lēmuma projekts tiek novirzīts saskaņošanai attiecīgajiem vadītājiem noteiktā secībā.
- Uzdevumu kontrole – uzdevumi tiek automātiski izveidoti un piešķirti, un sistēma seko līdzi izpildes termiņiem.
- KPI atskaites – dati no dažādām sistēmām tiek apkopoti un atskaite automātiski nosūtīta vadībai pēc grafika.
- Microsoft Teams paziņojumu automatizācija – Teams kanālos automātiski tiek publicēti paziņojumi par apstiprinātiem dokumentiem, jauniem klientu pieprasījumiem, izveidotiem uzdevumiem vai citiem svarīgiem notikumiem.
Klientu procesi
- Klienta pieprasījuma reģistrācija – no vietnes vai e-pasta saņemtais pieprasījums automātiski nonāk sistēmā un tiek piešķirts atbildīgajam.
- Piedāvājumu saskaņošana – piedāvājums tiek sagatavots no veidnes, saskaņots iekšēji un nosūtīts klientam bez manuālas rediģēšanas katrā solī.
- Līguma parakstīšana – dokuments tiek automātiski nosūtīts parakstīšanai un pēc paraksta saņemšanas saglabāts pareizajā mapē.
- Klientu aptaujas – apmierinātības aptauja tiek nosūtīta automātiski pēc darījuma vai pakalpojuma noslēguma.
- Klientu datu sinhronizācija starp sistēmām – klientu informācija automātiski tiek sinhronizēta starp Dynamics 365, SharePoint, Outlook un citām uzņēmuma sistēmām, samazinot manuālu datu ievadi un kļūdu risku.
Kā dokumentu vadības sistēma palīdz automatizēt procesus
Lielākā daļa aprakstīto dokumentu procesu – piemēram, līgumu, rēķinu, atvaļinājumu un komandējumu saskaņošana, arhivēšana un paziņojumu nosūtīšana – sniedz vislielāko ieguvumu, ja tie tiek īstenoti vienotā dokumentu pārvaldības vidē, nevis izmantojot e-pastus un atsevišķas Excel tabulas.
Mūsu dokumentu vadības sistēma (DVS) ir izstrādāta uz Microsoft 365 platformas un izmanto Power Automate, lai automatizētu dokumentu apriti, saskaņošanas procesus un citus uzņēmuma darbplūsmas scenārijus. Tas palīdz samazināt manuālu darbu, nodrošināt caurspīdīgu procesu pārvaldību un saglabāt pilnu audita vēsturi.
Kā izvēlēties, ko automatizēt vispirms
Nav jāsāk ar visu uzreiz. Visātrāko atdevi parasti dod tie procesi, kas atkārtojas visbiežāk un šobrīd prasa vienkāršu, taču laikietilpīgu manuālu darbību – piemēram, rēķinu novirzīšana apstiprināšanai vai atgādinājumi par termiņiem. No tiem var pāriet uz sarežģītākām, uzņēmumam specifiskām plūsmām, kas aptver vairākas sistēmas vienlaikus.
Vēlies uzzināt, kā Power Automate un citas Microsoft 365 iespējas var strādāt tieši Tavā uzņēmumā? Izlasi mūsu ceļvedi Microsoft 365 uzņēmumiem: kā maksimāli izmantot platformas iespējas biznesa izaugsmei vai sazinies ar mums, lai pārrunātu, kurus procesus vērts automatizēt vispirms.