Vai dokumentu vadības sistēma kļūs par palīgu vai vēl vienu sistēmu, kuru darbinieki cenšas neizmantot?
Izvēloties dokumentu vadības sistēmu (DVS), daudzi uzņēmumi sāk ar vienu un to pašu jautājumu: kurai sistēmai ir visvairāk funkciju?
Mūsdienās uzņēmumiem ir pieejami desmitiem dokumentu vadības sistēmu. Gandrīz visas sola vienas un tās pašas funkcijas – dokumentu reģistrēšanu, saskaņošanu, e-parakstu, e-adresi un dokumentu arhivēšanu.
Tomēr praksē atšķirība reti slēpjas funkciju sarakstā. To nosaka tas, cik viegli darbinieki sistēmu izmanto ikdienā, cik pārskatāmi kļūst procesi un cik viegli risinājums pielāgojas uzņēmuma attīstībai.
Šajā rakstā apskatīsim piecus būtiskākos kritērijus, kas palīdz izvēlēties dokumentu vadības sistēmu ilgtermiņam.
Kāpēc dokumentu vadības sistēmas izskatās tik līdzīgas?
Apskatot dažādu DVS risinājumu piedāvājumus, pirmajā brīdī tie bieži izskatās ļoti līdzīgi. Dokumentu reģistrs. Saskaņošana. E-paraksts. eAdrese. Meklēšana. Piekļuves tiesības. Dažādi moduļi.
Šīs iespējas ir svarīgas, taču tās šodien vairs nav galvenā atšķirība. Tās drīzāk ir pamatprasības, ko uzņēmumi sagaida no mūsdienīgas dokumentu aprites sistēmas. Patiesā atšķirība parādās tajā, kā sistēma palīdz organizācijai strādāt ikdienā. Par to, kā atšķiras vienkārša dokumentu glabāšana no pilnvērtīgas dokumentu vadības sistēmas, vairāk lasiet rakstā “SharePoint vai dokumentu vadības sistēma: kāpēc ar failu glabāšanu vairs nepietiek?”.
Viena sistēma var būt labs elektronisks dokumentu arhīvs, savukārt cita var kļūt par pilnvērtīgu procesu vadības vidi, kur redzams ne tikai pats dokuments, bet arī viss ceļš no tā saņemšanas līdz izpildei.
Tāpēc, izvēloties DVS, svarīgi uzdot ne tikai jautājumu “ko sistēma prot?”, bet arī:
- kā tā iekļausies mūsu esošajā darba vidē;
- kā tā palīdzēs kontrolēt procesus;
- cik viegli to būs pielāgot nākotnē.
Kas uzņēmumiem visbiežāk ir svarīgi, izvēloties DVS?
Izvēloties dokumentu vadības sistēmu, daudzi uzņēmumi sāk ar diviem jautājumiem – cik tas maksā un kādas funkcijas tas piedāvā. Taču prakse rāda, ka tieši šie kritēriji visbiežāk noved pie neveiksmīgas izvēles.
Patiesībā uzmanība jāpievērš citām lietām – vai sistēma spēj integrēties ar jau esošajiem rīkiem, vai tā atbilst reālajiem darba procesiem, cik lielā mērā to var pielāgot uzņēmuma vajadzībām, cik pārskatāma ir informācija ikdienas darbā un vai risinājums spēs augt līdzi uzņēmumam nākotnē.
Apskatīsim 5 svarīgākos kritērijus, kas patiesībā nosaka, vai DVS ieviešana būs veiksmīga.
5 svarīgākie kritēriji, izvēloties dokumentu vadības sistēmu
1. Vai DVS iekļaujas uzņēmuma ikdienas darba vidē?
Daudzi uzņēmumi jau izmanto Microsoft 365 vidi – Teams, Outlook un SharePoint. Šādā situācijā būtisks jautājums ir, vai jaunā dokumentu vadības sistēma kļūs par dabisku šīs vides papildinājumu vai arī radīs vēl vienu atsevišķu platformu. Ja uzņēmums jau izmanto Microsoft 365, dokumentu vadības sistēma var kļūt par dabisku esošās darba vides papildinājumu, izmantojot jau pazīstamus rīkus – Outlook, Teams un SharePoint. Plašāk par dokumentu vadības iespējām Microsoft 365 ekosistēmā lasiet rakstā “Efektīva dokumentu vadības sistēma Microsoft 365 ekosistēmā”.
Jo mazāk darbiniekiem nepieciešams pārslēgties starp dažādām sistēmām, jo lielāka iespēja, ka risinājums tiks izmantots pilnvērtīgi.
Mūsdienīga DVS var izmantot Microsoft 365 ekosistēmas priekšrocības, piemēram:
- darbu ar dokumentiem SharePoint vidē;
- uzdevumus un sadarbību Microsoft Teams;
- saziņu un paziņojumus Outlook vidē;
- procesu automatizāciju ar Microsoft rīkiem.
Šādā pieejā DVS nav izolēta sistēma, bet daļa no uzņēmuma digitālās darba vides.
2. Vai sistēma pārvalda dokumentus vai visu procesu?
Viens no biežākajiem maldīgajiem priekšstatiem ir uzskatīt, ka dokumentu vadības sistēmas galvenais uzdevums ir dokumentu uzglabāšana.
Protams, dokumentu droša glabāšana ir svarīga. Taču uzņēmuma ikdienas problēmas parasti rodas nevis tāpēc, ka dokumentu nav iespējams atrast, bet tāpēc, ka nav skaidrs:
- kam dokuments šobrīd ir jāapstiprina;
- kur process ir apstājies;
- kurš ir atbildīgs;
- kādi termiņi tuvojas.
Tāpēc laba DVS pārvalda pilnu dokumenta dzīves ciklu – no saņemšanas un reģistrācijas līdz saskaņošanai, parakstīšanai, izpildei un arhivēšanai.
3. Vai sistēmu iespējams pielāgot bez sarežģītas izstrādes?
Uzņēmumu procesi laika gaitā mainās. Parādās jauni dokumentu veidi, mainās apstiprināšanas kārtība, rodas jaunas prasības. Ja katrai izmaiņai nepieciešama individuāla programmēšana, sistēmas attīstība kļūst lēna un dārga.
Tāpēc arvien lielāku nozīmi iegūst low-code/no-code pieeja – iespēja konfigurēt procesus, reģistrus un darbplūsmas bez nepieciešamības katru izmaiņu veidot no nulles. Tas ļauj uzņēmumam saglabāt elastību arī ilgtermiņā.
Mūsdienu DVS risinājumiem arvien svarīgāka kļūst iespēja pielāgot procesus ātri un bez katras izmaiņas pārvēršanas par atsevišķu izstrādes projektu. Vairāk par šo pieeju lasiet rakstā “Dokumentu vadības sistēmas pielāgošana bez programmēšanas: mīts vai realitāte?”.
4. Vai vadība redz, kas notiek ar dokumentiem?
Dokumentu vadības sistēma nav paredzēta tikai lietvedības funkcijai. Vadībai svarīgi saprast:
- kuri procesi kavējas;
- kuri uzdevumi nav izpildīti;
- kādi līgumi tuvojas termiņam;
- kur nepieciešama iesaiste.
Tieši šī procesa redzamība pārvērš DVS no administratīva rīka par vadības instrumentu. Procesa caurspīdība ir viena no būtiskākajām atšķirībām starp vienkāršu dokumentu glabāšanu un pilnvērtīgu dokumentu vadības sistēmu. Par DVS kā vadības instrumentu vairāk lasiet rakstā “Dokumentu vadības sistēma kā vadības instruments, nevis IT projekts”.
5. Vai risinājums spēs attīstīties kopā ar uzņēmumu?
DVS parasti tiek ieviesta uz vairākiem gadiem. Tāpēc izvēlē svarīgi skatīties ne tikai uz šodienas vajadzībām. Labs risinājums ļauj sākt ar pamatvajadzībām un pakāpeniski attīstīties:
- pievienot jaunus dokumentu veidus;
- veidot sarežģītākas darbplūsmas;
- integrēt citas sistēmas;
- automatizēt atkārtotus procesus.
Dokumentu vadības sistēmu salīdzinājums: ko vērtēt pirms izvēles?
Salīdzinot dažādas dokumentu vadības sistēmas, bieži rodas iespaids, ka galvenā atšķirība ir moduļu skaitā. Tomēr praksē daudz svarīgāk ir saprast, kā sistēma palīdz uzņēmumam organizēt darbu.
| Kritērijs | Ko izvērtēt? | Kāpēc tas ir svarīgi? |
|---|---|---|
| Integrācija ar Microsoft 365 | Vai sistēma darbojas kopā ar Teams, Outlook un SharePoint? | Darbinieki jau ikdienā strādā šajās vidēs – ja DVS nav integrēta, radīsies dublējošs darbs un lietotāji vienkārši izvairīsies to lietot. |
| Dokumentu aprites automatizācija | Vai iespējams automatizēt saskaņošanu, apstiprināšanu un parakstīšanu? | Manuāla saskaņošana pa e-pastu vai papīra formā aizkavē lēmumu pieņemšanu un rada risku, ka dokumenti pazūd vai tiek aizmirsti. |
| Procesu pārskatāmība | Vai redzams dokumenta statuss, atbildīgās personas un kavējumi? | Bez skaidras pārskatāmības vadītājiem grūti identificēt “vājās vietas” procesā, un problēmas atklājas tikai tad, kad jau ir par vēlu. |
| Konfigurācijas iespējas | Vai procesus iespējams mainīt bez sarežģītas programmēšanas? | Uzņēmuma procesi laika gaitā mainās – ja katru izmaiņu nepieciešams pasūtīt no IT vai ārēja piegādātāja, tas rada papildu izmaksas un kavēšanos. |
| Dokumentu sasaistes | Vai saistītie dokumenti un informācija ir pieejami vienuviet? | Ja informācija ir izkaisīta pa dažādām sistēmām un mapēm, darbinieki tērē laiku, meklējot vajadzīgo, un pieaug kļūdu risks. |
| Vadības pārskati | Vai vadība var kontrolēt termiņus un procesu izpildi? | Bez skaidriem pārskatiem vadībai trūkst pamata pieņemt datos balstītus lēmumus un savlaicīgi reaģēt uz kavējumiem. |
| Integrācijas | Vai risinājumu iespējams savienot ar citām uzņēmuma sistēmām? | Izolēta sistēma rada problēmu, ka informācija jāievada vairākkārt, kas palielina kļūdu iespējamību un patērē papildu laiku. |
| Mērogojamība | Vai sistēma būs piemērota arī uzņēmuma izaugsmei? | Risinājums, kas neaug līdzi uzņēmumam, ātri kļūst par šķērsli – nāksies vai nu to pārslogot, vai pāriet uz citu sistēmu, kas nozīmē papildu izmaksas un pārtraukumus darbā. |
Biežākās kļūdas, izvēloties dokumentu vadības sistēmu
Izvēle tikai pēc funkciju saraksta
Dažādiem risinājumiem var būt līdzīgas funkcijas, taču atšķirties lietošanas pieredze un iespējas organizēt procesus. Svarīgi izvērtēt ne tikai to, kas sistēmā ir pieejams, bet arī to, kā darbinieki ar to strādās ikdienā.
Esošās IT vides ignorēšana
Ja uzņēmumā jau tiek izmantots Microsoft 365 vai citas biznesa sistēmas, DVS izvēlē jāņem vērā, cik labi jaunais risinājums ar tām sadarbojas. Tāpat ir svarīgi ņemt vērā, kā jaunais risinājums integrēsies ar tādām sistēmām kā ERP, CRM un citām.
Procesu pārskatāmības nenovērtēšana
Dokumenta ievietošana sistēmā vēl nenozīmē, ka process tiek kontrolēts. Svarīgi redzēt visu ceļu – no dokumenta saņemšanas līdz izpildei. Ja dokumenta ceļš nav pārredzams un caurspīdīgs, DVS var kļūt par slogu.
Pārāk liela pielāgošana no nulles
Pilnībā individuāla sistēmas izstrāde var šķist pievilcīga, taču ilgtermiņā tā bieži rada sarežģītāku uzturēšanu. Labāka pieeja parasti ir izmantot gatavu platformas bāzi un pielāgot to organizācijas vajadzībām.
Domāšana tikai par šodienu
DVS jābūt risinājumam, kas palīdz arī nākotnē – kad uzņēmumā pieaug dokumentu apjoms un procesu sarežģītība. Ja uzņēmums domā tikai par šī brīža procesiem, ko apmierina sistēma, bet neredz izaugsmes iespējas risinājuma attīstībā, tad investīcijas neatmaksāsies.
DVS izvēles kontrolsaraksts
Pirms pieņemt lēmumu, pārbaudi:
☐ Vai sistēma integrējas ar Microsoft 365?
☐ Vai iespējams automatizēt procesus?
☐ Vai ir procesu pārskatāmība?
☐ Vai konfigurācija iespējama bez programmēšanas?
☐ Vai sistēma augs kopā ar uzņēmumu?
☐ Vai ir iespējami vadības pārskati?
☐ Vai pieejamas integrācijas ar citām sistēmām?
Kā dokumentu vadības sistēma izskatās praksē?
Iedomāsimies līguma apriti uzņēmumā, kas ir viens no biežāk sastopamajiem scenārijiem sistēmā.
Līgums tiek saņemts un reģistrēts sistēmā. Tam tiek pievienota informācija par partneri, termiņu un atbildīgo personu.
Pēc tam līgums tiek nosūtīts saskaņošanai. Katrs iesaistītais redz savu uzdevumu, savukārt procesa īpašnieks redz kopējo statusu. Ja kādā posmā rodas aizkave, tā kļūst redzama uzreiz.
Pēc saskaņošanas dokuments tiek elektroniski parakstīts, sasaistīts ar saistīto informāciju un sistēma palīdz kontrolēt turpmākos termiņus.
Rezultātā uzņēmumam nav jāseko līguma saskaņošanas un parakstīšanas procesam manuāli e-pastos vai Excel tabulās. Viena no biežākajām problēmām uzņēmumos ir dokumentu saskaņošana e-pastos, kur var pazust versijas, kļūt neskaidri atbildīgie un būt grūti izsekot lēmumu vēsturei. Par šo tēmu vairāk lasiet rakstā “Kāpēc ar e-pastu vairs nepietiek?”.
Kāpēc Microsoft 365 vide ir svarīga DVS izvēlē?
Uzņēmumi arvien biežāk vēlas samazināt atsevišķu sistēmu skaitu un izmantot jau esošās tehnoloģijas pilnvērtīgāk. Tieši tāpēc arvien lielāka nozīme ir dokumentu vadības risinājumiem, kas darbojas Microsoft 365 vidē.
Mūsu pieeja balstās uz ideju, ka DVS nav tikai dokumentu reģistrs. Tā ir digitālās darba vides daļa, kas palīdz uzņēmumam:
- sakārtot dokumentu apriti;
- automatizēt procesus;
- nodrošināt procesu caurspīdību;
- samazināt manuālu sekošanu;
- nodrošināt vadībai labāku kontroli.
Uzzini vairāk par dokumentu vadības sistēmas priekšrocībām un funkcijām.
Biežāk uzdotie jautājumi par DVS izvēli
Vai DVS ir nepieciešama, ja uzņēmumam jau ir Microsoft 365?
Jā. Microsoft 365 nodrošina platformu dokumentu glabāšanai, bet DVS pievieno strukturētu apriti, automatizāciju un procesu vadību.
Cik ilgi notiek DVS ieviešana?
Tas atkarīgs no organizācijas lieluma un procesu sarežģītības. Konfigurējami risinājumi parasti ļauj ieviest sistēmu ātrāk nekā individuāla izstrāde.
Vai DVS ir piemērota arī mazākiem uzņēmumiem?
Jā. Uzņēmums var sākt ar vienkāršākiem procesiem un pakāpeniski paplašināt risinājumu.
Kā DVS palīdz vadībai?
Tā nodrošina redzamību par dokumentu statusiem, termiņiem, atbildīgajām personām un procesu izpildi.
Secinājums
Katram uzņēmumam svarīgākie kritēriji var atšķirties. Tāpēc pirms dokumentu vadības sistēmas izvēles ir vērts izvērtēt esošos procesus, izmantotās sistēmas un uzņēmuma attīstības plānus.
Ja vēlies saprast, kurš risinājums būs piemērotākais tieši Tavai organizācijai, piesakies demonstrācijai. Parādīsim, kā dokumentu vadības sistēma var palīdzēt sakārtot dokumentu apriti un automatizēt procesus Microsoft 365 vidē.