Microsoft Teams uzņēmumiem: 10 funkcijas efektīvākai sadarbībai Microsoft 365 vidē

Daudzos uzņēmumos Microsoft Teams jau ir kļuvis par ikdienas saziņas rīku. Tajā notiek sapulces, tiek sūtīti ziņojumi un koplietoti faili. Tomēr bieži vien Teams tiek izmantota tikai neliela daļa no tā iespējām. 

Darbinieki joprojām meklē dokumentus e-pastos, uztur uzdevumu sarakstus Excel failos, manuāli atgādina kolēģiem par termiņiem un pārslēdzas starp vairākām sistēmām, lai paveiktu ikdienas darbu. 

Tikmēr daudzi no nepieciešamajiem rīkiem jau ir pieejami Microsoft 365 vidē. Daudzi uzņēmumi jau izmanto Microsoft 365, taču praksē pilnvērtīgi netiek izmantotas visas platformas iespējas. Kā aplūkojām rakstā par Microsoft 365 izmantošanu biznesa izaugsmei, būtisku pienesumu uzņēmuma efektivitātei var sniegt ne tikai Outlook un Office programmas, bet arī Teams, SharePoint, Power Automate un citi Microsoft 365 rīki. 

Microsoft Teams nav tikai videokonferenču platforma. Tā var kļūt par centrālo sadarbības vidi, kur vienuviet apvienota komunikācija, dokumenti, uzdevumi, biznesa procesi un uzņēmuma zināšanas. 

Ja uzņēmums jau izmanto Microsoft 365, pilnvērtīgāka Teams, SharePoint, Power Automate un citu rīku izmantošana var palīdzēt samazināt manuālu darbu, uzlabot sadarbību un iegūt lielāku vērtību no jau esošajām licencēm. 

Apskatīsim 10 Microsoft Teams funkcijas, kuras uzņēmumi bieži izmanto pārāk maz. 

1. Dokumentu koprediģēšana reāllaikā

Cik bieži uzņēmumā joprojām sastopami dokumenti ar nosaukumiem: 
Līgums_v2.docx 
Līgums_v5_gala.docx 
Līgums_v5_gala_labots.docx 

Microsoft Teams ļauj vairākiem darbiniekiem vienlaikus strādāt ar vienu Word, Excel vai PowerPoint dokumentu. Izmaiņas ir redzamas reāllaikā, savukārt versiju vēsture tiek saglabāta automātiski. 

Tas nozīmē, ka nav nepieciešams sūtīt vienu un to pašu failu turp un atpakaļ e-pastā, bet visiem iesaistītajiem ir pieejama aktuālā dokumenta versija. 

Piemērs. Personāla vadītājs, finanšu vadītājs un uzņēmuma vadītājs vienlaikus strādā pie budžeta plāna. Tā vietā, lai sūtītu Excel failu pa e-pastu un vēlāk apvienotu vairākas versijas, visi strādā vienā dokumentā. 

Plašāk par dokumentu organizēšanu Microsoft vidē lasiet rakstā par dokumentu pārvaldību ar Microsoft 365.

2. Teams kanāli projektu un procesu organizēšanai

Ja visa uzņēmuma komunikācija notiek vienā čatā vai garās e-pastu ķēdēs, ar laiku kļūst arvien grūtāk atrast konkrētu sarunu, dokumentu vai pieņemto lēmumu. 

Teams kanāli ļauj strukturēt darbu, piemēram, pēc: 

• projektiem; 
• klientiem; 
• departamentiem; 
• iniciatīvām; 
• produktu grupām. 

Katram kanālam iespējams pievienot dokumentus, uzdevumus, sapulces, piezīmes un citus darbam nepieciešamos rīkus. Tādējādi visa ar konkrētu projektu vai tēmu saistītā informācija atrodas vienuviet. 

Piemērs. Uzņēmums ievieš jaunu informācijas sistēmu. Atsevišķā Teams kanālā tiek glabāti projekta dokumenti, sapulču piezīmes, uzdevumi un lēmumi. Ja projektam vēlāk pievienojas jauns darbinieks, viņš var ātri iepazīties ar projekta vēsturi.

3. Uzdevumu pārvaldība Teams vidē

Daudzi uzņēmumi uzdevumu uzskaitei joprojām izmanto Excel tabulas vai atsevišķas sistēmas, lai gan Teams iespējams integrēt Microsoft Planner un uzdevumu pārvaldības rīkus. 

Tas ļauj: 

• piešķirt uzdevumus; 
• noteikt termiņus; 
• sekot progresam; 
• redzēt komandas noslodzi; 
• organizēt darbu Kanban tipa skatā. 

Komandas vadītājs iegūst pārskatāmu skatu uz darbu izpildi, bet darbiniekiem vairs nav jāmeklē uzdevumi e-pastos, čatos un dažādās tabulās. 

Piemērs. Mārketinga komanda gatavojas izstādei. Katram komandas dalībniekam Teams vidē tiek piešķirti konkrēti uzdevumi ar termiņiem, un vadītājs redz kopējo progresu.

4. Approvals jeb vienkārša apstiprināšana

Dokumentu un pieprasījumu saskaņošana daudzos uzņēmumos joprojām notiek e-pastos. 

Rezultātā var kļūt neskaidrs: 

• kurš jau ir apstiprinājis dokumentu; 
• pie kura cilvēka process šobrīd atrodas; 
• vai ir saņemti visi nepieciešamie apstiprinājumi. 

Teams funkcija Approvals ļauj vienkāršus apstiprināšanas procesus pārvaldīt vienuviet. 

Darbinieki un vadītāji var: 

• nosūtīt pieprasījumu apstiprināšanai; 
• apstiprināt vai noraidīt; 
• pievienot komentārus; 
• sekot apstiprinājuma statusam. 

Piemērs. Pirms piedāvājuma nosūtīšanas klientam nepieciešams pārdošanas vadītāja apstiprinājums. Pieprasījumu iespējams nosūtīt un apstiprināt Teams vidē, neveidojot atsevišķu e-pastu ķēdi. 

Vienkāršiem scenārijiem Approvals var būt ļoti noderīgs risinājums. Savukārt, sarežģītākai dokumentu apritei, kur nepieciešami vairāki saskaņošanas posmi, dokumentu reģistri, auditācijas vēsture, eParaksts vai eAdrese, piemērotāka ir pilnvērtīga dokumentu vadības sistēma.

5. Sapulču informācija vienuviet

Pēc sapulcēm bieži rodas vieni un tie paši jautājumi: 
Kas tika nolemts? 
Kādi ir nākamie soļi? 
Kur atrodas prezentācija? 
Kam tika piešķirts konkrētais uzdevums? 

Teams palīdz vienuviet saglabāt ar sapulci saistīto informāciju, piemēram: 

• piezīmes; 
• koplietotos dokumentus; 
• ierakstus; 
• prezentācijas; 
• turpmākos uzdevumus. 

Tas ļauj komandai vēlāk ātri atgriezties pie nepieciešamās informācijas, nevis atkārtoti precizēt to ar kolēģiem. 

Piemērs. Projekta sapulcē tiek pieņemti vairāki lēmumi un noteikti termiņi. Pēc dažām nedēļām komanda var atgriezties pie sapulces materiāliem un pārbaudīt, par ko tika panākta vienošanās.

6. Loop komponenti ātrākai sadarbībai

Microsoft Loop ļauj izveidot koplietojamus satura blokus, kurus vairāki cilvēki var rediģēt un kuri var būt pieejami dažādās Microsoft 365 lietotnēs. 

Ar Loop palīdzību iespējams kopīgi uzturēt: 

• uzdevumu sarakstus; 
• tabulas; 
• piezīmes; 
• ideju apkopojumus; 
• projektu informāciju. 

Saturs tiek sinhronizēts, tāpēc komandai nav nepieciešams veidot vairākas viena saraksta vai tabulas kopijas. 

Piemērs. Komanda gatavo jauna pakalpojuma piedāvājumu. Idejas, uzdevumi un komentāri tiek apkopoti vienā Loop komponentā, kuru iespējams izmantot gan Teams sarunā, gan citās Microsoft 365 darba vidēs.

7. Uzņēmuma zināšanu bāze Teams un SharePoint vidē

Uzņēmumos informācijas problēma bieži nav tās trūkums. Problēma ir nespēja ātri atrast pareizo informāciju. Teams kopā ar SharePoint iespējams izmantot kā piekļuves punktu uzņēmuma zināšanu bāzei. 

Tajā var apkopot: 

• procedūras; 
• rokasgrāmatas; 
• instrukcijas; 
• biežāk uzdotos jautājumus; 
• apmācību materiālus; 
• uzņēmuma iekšējo informāciju. 

Darbiniekiem tādējādi nav katru reizi jājautā kolēģiem vai jāmeklē dokumenti dažādās mapēs. 

Piemērs. Jauns darbinieks pievienojas uzņēmumam un Teams vidē atrod nepieciešamās instrukcijas, procedūras, video materiālus un biežāk uzdotos jautājumus. Tas samazina laiku, kas kolēģiem jāvelta atkārtotai informācijas skaidrošanai.

8. Procesu automatizācija ar Power Automate

Microsoft Teams iespējams savienot arī ar automatizētiem biznesa procesiem. 

Izmantojot Power Automate, iespējams automatizēt, piemēram: 

• paziņojumus par jauniem dokumentiem; 
• dokumentu saskaņošanu; 
• atgādinājumus par termiņiem; 
• uzdevumu izveidi; 
• informācijas apkopošanu no Microsoft Forms; 
• paziņojumu nosūtīšanu atbildīgajiem darbiniekiem. 

Pat salīdzinoši vienkāršas automatizācijas var samazināt manuālu darbu un palīdzēt nodrošināt, ka svarīgi uzdevumi netiek aizmirsti. 

Piemērs. Kad SharePoint vidē tiek pievienots jauns līgums, atbildīgā persona automātiski saņem Teams paziņojumu ar saiti uz dokumentu un veicamo uzdevumu. 

Plašāk par procesu automatizāciju lasiet mūsu ceļvedī par Power Automate un procesu automatizāciju bez programmēšanas zināšanām.

9. Microsoft 365 un citu lietotņu integrācijas

Teams var kalpot arī kā vienota piekļuves vieta citiem uzņēmumā izmantotajiem rīkiem. 

Teams vidē iespējams integrēt, piemēram: 

• Planner; 
• OneNote; 
• SharePoint; 
• Power BI; 
• Microsoft Forms; 
• citas biznesa lietotnes. 

Tas samazina nepieciešamību nepārtraukti pārslēgties starp dažādām sistēmām un palīdz koncentrēt ikdienas darbu vienotā vidē. 

Piemērs. Vadības komanda Power BI atskaites var apskatīt tieši Teams kanālā. Svarīgākie uzņēmuma rādītāji ir pieejami tajā pašā vidē, kur notiek ikdienas komunikācija.

10. Microsoft 365 Copilot Teams vidē

Uzņēmumi, kas izmanto Microsoft 365 Copilot, var paplašināt Teams izmantošanu arī ar mākslīgā intelekta iespējām. 

Copilot var palīdzēt: 

• sagatavot sapulču kopsavilkumus; 
• identificēt pieņemtos lēmumus; 
• apkopot veicamos uzdevumus; 
• atrast informāciju sarunās un dokumentos; 
• ātrāk orientēties lielā informācijas apjomā. 

Tomēr mākslīgais intelekts sniedz vislielāko vērtību tad, ja uzņēmuma informācijas vide jau ir sakārtota. Jo strukturētāki ir dokumenti, Teams kanāli, SharePoint vietnes un piekļuves tiesības, jo kvalitatīvāk iespējams izmantot AI iespējas. 

Piemērs. Darbinieks nav piedalījies projekta sapulcē. Tā vietā, lai klausītos visu ierakstu, viņš var izmantot Copilot, lai iegūtu sapulces kopsavilkumu, galvenos lēmumus un sev piešķirtos uzdevumus. 

Kad Microsoft Teams vairs nav pietiekams?

Teams ir ļoti piemērots komunikācijai, sadarbībai, kopīgam darbam ar dokumentiem un vienkāršiem apstiprināšanas procesiem. Taču uzņēmumam augot, var rasties vajadzības, kurām ar Teams vien nepietiek. 

Piemēram, ja nepieciešama: 

• centralizēta dokumentu reģistrācija; 
• sarežģītas saskaņošanas plūsmas; 
• dokumentu numerācija un klasifikācija; 
• pilna auditācijas vēsture; 
• dokumentu termiņu kontrole; 
• eParaksta integrācija; 
• eAdreses integrācija; 
• dokumentu dzīves cikla pārvaldība. 

Šādā situācijā Teams un SharePoint vidi iespējams papildināt ar dokumentu vadības sistēmu Microsoft 365 vidē, saglabājot darbiniekiem jau pazīstamu Microsoft darba vidi.

Ko uzņēmums iegūst, pilnvērtīgāk izmantojot Microsft Teams?

Microsoft Teams pilnvērtīga izmantošana var palīdzēt uzņēmumam: 

• samazināt e-pastu un failu pārsūtīšanu; 
• ātrāk atrast nepieciešamo informāciju; 
• efektīvāk organizēt projektus un uzdevumus; 
• uzlabot dokumentu sadarbību; 
• automatizēt atkārtotus procesus; 
• koncentrēt darbu vienotā Microsoft 365 vidē; 
• iegūt lielāku vērtību no jau esošajām Microsoft 365 licencēm. 

Svarīgākais nav izmantot pēc iespējas vairāk Teams funkciju. Svarīgākais ir izvēlēties tās iespējas, kas palīdz uzlabot konkrētus uzņēmuma darba procesus.

Biežāk uzdotie jautājumi par Microsoft Teams uzņēmumiem

Microsoft Teams kā daļa no uzņēmuma digitālās darba vides

Microsoft Teams jau sen vairs nav tikai sapulču un tērzēšanas rīks. Kopā ar SharePoint, Power Automate, Planner, Power BI un citiem Microsoft 365 risinājumiem tas var kļūt par centrālo uzņēmuma sadarbības vidi. Tomēr tehnoloģijas pašas par sevi efektivitāti nerada. 

Lai iegūtu lielāku vērtību no Microsoft 365 investīcijām, svarīgi izveidot skaidrus darba principus, sakārtot informācijas struktūru un palīdzēt darbiniekiem saprast, kā konkrētie rīki atvieglo viņu ikdienas darbu. Ja Tavā uzņēmumā Teams šobrīd tiek izmantots galvenokārt sapulcēm un sarakstei, iespējams, liela daļa platformas potenciāla vēl netiek izmantota. 

Iepazīstiesvar mūsu Microsoft Teams apmācībām uzņēmumiem un uzzini, kā palīdzēt komandai izmantot Teams efektīvāk ikdienas darbā.